Ob es nun der Erstkontakt in Form eines Interviews oder die Präsentation von Projektfortschritten vor dem Auftraggeber ist: Auch für IT Freelancer wird die Verwendung von virtueller Meeting- Software immer wichtiger. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen acht Checkpoints vor, die Sie bei der Verwendung von Online-Meeting-Software beachten sollten.
1. Software- Check
Machen Sie sich rechtzeitig mit der Software vertraut, die für das Gespräch erforderlich ist.
Vergewissern sie sich, dass das Programm ordnungsgemäß funktioniert.
Installieren Sie das Programm als BackUp Lösung auch auf einem anderen Medium (Tablet, Handy etc.).
2. Hardware- Check
Vergessen Sie nicht auch die Hardware zu checken – funktionieren die Kamera und das Mikrofon?
Ist die Internetverbindung gut? Schließen Sie sicherheitshalber ein Netzwerkkabel an Ihre Hardware an, um einen WLAN- Ausfall zu vorzubeugen.
Machen Sie eine Generalprobe des Gespräches mit einem Bekannten, um alle Hard- und Softwarekomponenten zu testen.
Tipp: Mit der Kamera App in Windows 10 können Sie innerhalb einer Minute die Video- und Tonqualität selbst prüfen.
3. Profil- Check
Wirkt ihr Profil der eingesetzten Software „business like“?
Haben Sie einen seriösen Nutzernamen und ein adäquates Profilbild?
Könnten private Kontakte während des Meetings versuchen Sie zu erreichen (z.B. via Skype) und das Meeting somit stören?
4. Background- Check
Wählen Sie einen angemessenen, ruhigen Ort für Ihr Gespräch aus.
Der Hintergrund sollte aufgeräumt und ordentlich wirken aber nicht absolut steril.
Achten Sie zudem auf den Lichteinfall – leichter Lichteinfall von vorne und von unten eignet sich am besten – vermeiden Sie hingegen Licht von hinten und der Seite.
Tipp: Die gängigen Anbieter, wie bspw. Zoom, Skype, Webex (Link zu den Anleitungen) bieten die Verwendung von benutzerdefinierten Hintergründen an. So können Sie auch, wenn Sie keinen geeigneten Hintergrund in Ihren Räumlichkeiten finden, ein professionelles Bild abgeben.
5. Outfit- Check
Versuchen Sie sich so zu kleiden, als ob sie ein Face to Face Vorstellungsgespräch hätten.
Oberteile mit sehr bunten und kleinen Mustern sollten vermieden werden, diese können bei der Übertragung sehr irritierend sein.
Achten Sie außerdem darauf, dass sich die Farbe ihrer Kleidung von ihrem Hintergrund abhebt um den Fokus auf Ihre Person zu legen.
6. Unterlagen- Check
Legen Sie sich die benötigten Unterlagen (Projektausschreibung, IT-Freelancer-Profil) so zurecht, dass Sie während des Gespräches unauffällig einen Blick darauf werfen können.
Machen Sie sich einen kleinen Schummelzettel in Form eines Post Its, auf dem wichtige Stichworte und Fragen stehen, die für das Gespräch essentiell sind und Ihnen helfen, falls Sie nervös werden sollten.
7. Zeit- Check
Sie sollten bereits 10 Minuten vor dem Termin startklar für das Gespräch sein.
Checken Sie noch einmal ob alle anderen Applikationen, die nicht benötigt werden, auf Ihrer Hardware geschlossen sind und deaktivieren Sie Benachrichtigungen.
8. Meeting- Check
Deutliche Sprache – angemessene Lautstärke – angemessenes Tempo.
Blickführung – Blick in die Kamera und nicht auf die Mitte des Monitors um Blickkontakt zu halten.
Körpersprache – aufrechte Sitzposition – kein zu starkes Gestikulieren um Übertragungsverzögerungen zu vermeiden – Emotionen an Hand der Mimik zeigen.
Kein „lautes“ Kritzeln & kein Tippen!
