Manche IT-Freelancer würden sich am liebsten vierteilen, um den Projektanfragen gerecht zu werden.
Als Unternehmer möchte man erweitern, wenn Bedarf ist. Angesichts dieser Entwicklung überlegen immer mehr IT-Freelancer Personal einzustellen. Aber gerade bei der Einstellung des ersten Mitarbeiters treten große Hürden auf:
Welche rechtlichen Bestimmungen müssen Sie beachten? Welche Anstellungsform macht Sinn? Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen, wenn Sie als Einzelunternehmen Mitarbeiter einstellen wollen.
Inhaltsverzeichnis
Kann ein Einzelunternehmen Mitarbeiter einstellen?
Grundsätzlich hat in Deutschland jeder Selbständige das Recht, Mitarbeiter einzustellen. Somit ist die Rechtsform zunächst unerheblich: Ein Einzelunternehmen hat hier die gleichen rechtlichen Möglichkeiten wie eine große Kapitalgesellschaft.
Mitarbeiter einstellen als Freelancer: Achten Sie auf diese Besonderheiten!
Sie sind IT-Freelancer und empfinden gerade die Einstellung der ersten Mitarbeiter als große Hürde?
Das ist verständlich, denn gerade zu Beginn tauchen viele Fragen auf:
- Welche rechtlichen Anforderungen muss ich erfüllen?
- Sind Mitarbeiter nicht ein hohes finanzielles Risiko?
- Was sagen meine Kunden?
- Was macht das mit meinem Status als Freiberufler?
Mitarbeiter sind der nächste Schritt in der Entwicklung eines Unternehmens. Zusätzlich gehen Sie damit auch ein gewisses (oft aber kalkuliertes) Risiko ein.
Trotzdem stehen manche Freelancer vor einer besonderen Situation:
In Bezug auf Ihren Status als Freiberufler müssen freiberufliche Selbständige darauf achten, dass die eigene Position durch die Mitarbeiter nicht infrage gestellt wird.
Diese Gefahr besteht vor allem, wenn Sie zu viele Fachleute einstellen. Die Anzahl der möglichen fachlichen Mitarbeiter ist branchenabhängig und hängt zudem vom Einzelfall ab.
Für eine Anerkennung als Freiberufler müssen Sie Ihre Tätigkeit nämlich „eigenverantwortlich und leitend“ durchführen. Sollte dies nicht mehr gegeben sein, kann das Finanzamt Ihnen rückwirkend den Status der Freiberuflichkeit aberkennen. In Bezug auf Aushilfskräfte bestehen hier jedoch keine Risiken oder Obergrenzen.
Tipp: Lassen Sie sich vor der Einstellung Ihrer ersten Mitarbeiter von juristischen Fachleuten beraten. So minimieren Sie Risiken in Bezug auf Ihren Freiberufler-Status!
Rechtliche Rahmenbedingungen für die Beschäftigung von Mitarbeitern als Einzelunternehmen
Wenn Sie in Ihrem Einzelunternehmen Mitarbeiter einstellen möchten, müssen Sie immer vorher eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Mit dieser Nummer melden Sie Ihre Mitarbeiter später beim Finanzamt und der Sozialversicherung an.
Hinweis: Eine Betriebsnummer ist auch in Sonderfällen erforderlich. Sie müssen diese also auch als Kleinunternehmer oder bei der Einstellung von Minijobbern beantragen.
Darüber hinaus kommen Sie mit folgenden Themen in Berührung:
- Steuerliche Aspekte rund um Ihre Mitarbeiter (z.B. Lohnsteuer)
- Arbeitsrecht und Arbeitsverträge
- Arbeitsschutz
- Fragen der Sozialversicherung
Tipp: Nutzen Sie eine Software für Lohnabrechnungen. Hier geben Sie nur einmal die Daten zu Ihren Angestellten ein. Von diesem Punkt an versenden Sie monatlich alle wichtigen Meldungen an Behörden bequem per Knopfdruck.
Vorteile und Nachteile der Einstellung von Mitarbeitern als Einzelunternehmen
Sie möchten in Ihrem Einzelunternehmen Mitarbeiter einstellen? Bei entsprechendem Bedarf ist dies eine gute Entscheidung. Dennoch haben gerade IT-Freelancer immer wieder Zweifel.
Genau deshalb haben wir die Vor- und Nachteile in der folgenden Tabelle einmal umfassend aufgelistet:
Vorteile | Nachteile |
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Wie finde ich die richtigen Mitarbeiter?
Sie haben sich entschieden: Sie benötigen neue Unterstützung. Doch nun steht die nächste Frage an: Wie finde ich die richtigen Fachkräfte?
In diesem Zusammenhang sollten Sie vor allem auf folgende Aspekte achten:
Anforderungen an die Angestellten und die Stellenbeschreibung
Die Mitarbeitersuche ist oft zeitaufwendig. Das bedeutet: Als Einzelunternehmer können Sie während dieser Zeit nicht an Ihrem Kerngeschäft arbeiten. Umso ärgerlicher ist es dann, wenn die Bewerbenden am Ende nicht passen.
Aus diesem Grund sollten Sie gerade beim Anforderungsprofil sehr sorgfältig sein. Je genauer Sie dieses formulieren, desto größer sind die Erfolgschancen.
Formulieren Sie deshalb folgende Kernpunkte:
- Formale Anforderungen (Ausbildung, Studium, zusätzliche Qualifikationen und Berufserfahrung)
- Fachliche Anforderungen (spezielle Must-Haves wie der Umgang mit einer bestimmten Software, konkrete IT-Kenntnisse oder erforderliche Sprachen)
- Benötigte Methodenkompetenzen
- Soft Skills (Was ist für eine Zusammenarbeit wichtig? Was verlangt die Tätigkeit den künftigen Mitarbeitern ab?)
- Persönliche Merkmale (zum Beispiel Flexibilität oder eigenständiges Arbeiten)
Darüber hinaus ist essenziell, alle wichtigen Aufgaben in einer Stellenanzeige zu nennen. Konzentrieren Sie sich nur auf die Hauptaufgabe, erhalten Sie zwar mehr Bewerbungen, aber auch mehr unpassende Bewerberinnen und Bewerber.
Zu guter Letzt sollten Sie die Anforderungen noch in „Muss-Qualifikationen“ und „Kann-Qualifikationen“ unterteilen. Letztere erwähnen Sie in der Stellenbeschreibung als „wünschenswert, aber keine Voraussetzung“.
Die Stellenanzeige selbst ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Zusätzlich wollen Sie damit andere überzeugen. Genau deshalb ist es sinnvoll, wie ein Marketer zu denken.
Betrachten Sie die Stellenanzeige aus Sicht Ihres Wunschmitarbeiters:
- Wirkt sie ansprechend?
- Kommuniziert sie alle wichtigen Benefits?
- Bietet sie ein klares Anforderungsprofil, so dass sich eine Bewerbung lohnt?
Wichtig: Ermitteln Sie vorher das vorhandene Budget! Mitarbeiter kosten Geld – und zwar auch dann, wenn die Auftragslage einmal nicht so gut ist. Aus diesem Grund sollten Sie vorher ein mögliches Budget für das Gehalt ermitteln, dass Sie dauerhaft sicher stemmen können. Sollte dies deutlich unter dem Branchendurchschnitt liegen, ist eine Teilzeitkraft eine gute Alternative.
Strategien zur Mitarbeitergewinnung und -auswahl
Um am Ende auch passende Mitarbeiter in Ihrem Einzelunternehmen einstellen zu können, muss Ihr Recruiting vor allem zwei Anforderungen erfüllen:
- Relevanz bei der Zielgruppe: Ihre Stellenanzeige muss für Ihre Wunschkandidatinnen und -kandidaten relevant sein. Dies erreichen Sie wie oben beschrieben mit einem guten Anforderungsprofil und einer ansprechenden Stellenanzeige.
- Sichtbarkeit bei der Zielgruppe: Damit sich überhaupt jemand bewerben kann, muss Ihre Stellenanzeige bei der Zielgruppe sichtbar sein. Deshalb ist es wichtig, die richtigen Kanäle zu bespielen. Neben der Veröffentlichung auf Ihrer Website können auch soziale Netzwerke (z.B. LinkedIn) und bekannte Job-Portale sinnvolle Ansätze darstellen. Zu guter Letzt können Sie auch auf Fachmessen Talente kennenlernen und ansprechen.
Mit einem gut ausgearbeiteten Anforderungsprofil ist die Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern am Ende relativ einfach: Ermitteln Sie, wer die Voraussetzungen am besten erfüllt. Neben diesem eher formalen Vorgehen sollte jedoch auch Ihr Bauchgefühl eine Rolle spielen:
- Wie wirkt die Person beim Vorstellungsgespräch?
- Stimmt die „Chemie“?
- Können Sie sich vorstellen, mit dieser Person länger zusammenzuarbeiten?
Welche Anstellungsformen gibt es?
Bei der Suche nach passenden Mitarbeitern haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Anstellungsformen:
Sozialversicherungspflichtige Beschäftigung von Mitarbeitern
Vollzeitkräfte sind im Normalfall sozialversicherungspflichtige Beschäftigte. Das bedeutet: Es werden einkommensabhängige Steuern und Sozialabgaben fällig. Letztere zahlen Sie als Arbeitgeber zur Hälfte mit.
Minijobs, Midijobs und Teilzeitbeschäftigung
Midijobs
Teilzeitbeschäftigungen bewegen sich häufig im Bereich der Midijob-Zone. Hierbei handelt es sich um Jobs, bei denen sich das monatliche Arbeitsentgelt zwischen 520,01 und 2.000 Euro pro Monat bewegt.
Die Besonderheit: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zahlen in diesem Bereich deutlich geringere Beiträge zur Sozialversicherung. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet dies jedoch eine höhere Belastung. Je mehr ihr Midijobber verdient, desto geringer ist ihr Prozentsatz zur Sozialversicherung: So gleitet Ihr Anteil von 28% (pauschaler Satz für Midijobber) bei einem Verdienst von 520,01 Euro langsam auf die üblichen 20% (bei der oberen Midijob-Grenze von 2.000 Euro).
Minijob
Minijobs beinhalten alle Arbeitsverhältnisse mit einem Verdienst bis zu 520 Euro pro Monat. Arbeitnehmer profitieren davon, dass Sie keine Steuern oder Sozialabgaben leisten müssen. Sie als Arbeitgeber zahlen hingegen einen Pauschalbetrag in Höhe von 28% des Verdienstes.
Freelancer und Subunternehmer
Sie haben auch die Möglichkeit, andere Freelancer oder Subunternehmer mit Teilaufgaben zu beauftragen. Sie rechnen am Ende mit Ihrem Auftraggeber ab und bezahlen wiederum die beauftragten Freelancer, welcher seine Rechnungen direkt an Sie stellt.
Diese Regelung hat Vor- und Nachteile:
Vorteile | Nachteile |
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Hinweis: Unbedingt auf Scheinselbständigkeit achten!
Bei der Anstellung von Freelancern sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass alle Maßnahmen ergreifen, um eine Scheinselbständigkeit zu vermeiden.
Was sind die rechtlichen und finanziellen Aspekte bei der Mitarbeiterbeschäftigung?
Bevor Sie Mitarbeiter in Ihrem Einzelunternehmen einstellen, sollten Sie sich auch mit den rechtlichen und finanziellen Hintergründen beschäftigen. Dazu gehören:
Steuerliche Pflichten und Abgaben als Arbeitgeber
Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, müssen Sie für diese monatlich Lohnsteuer an das Finanzamt abführen. Die Höhe der Lohnsteuer bemisst sich nach dem Einkommen sowie der Steuerklasse der jeweiligen Person. Darüber hinaus werden auch eventuelle Kinder berücksichtigt.
Hierbei entstehen für Sie jedoch keinerlei zusätzliche Kosten. Die Lohnsteuer ist nämlich Teil des vereinbarten Bruttogehalts. Sie zahlen diesen Teil also statt an die Mitarbeiter an das Finanzamt.
Sozialversicherungsbeiträge
Zusätzlich führen Sie als Arbeitgeber regelmäßig Beiträge an die Sozialversicherung ab. Hier wird jeweils der Arbeitgeberbeitrag zusätzlich fällig. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen die jeweilige Aufteilung:
Arbeitnehmeranteil am Arbeitsentgelt | Arbeitgeberanteil | |
Rentenversicherung | 9,3% | 9,3% |
Krankenversicherung | 7,3% (zzgl. bis zu 1,6% Zusatzbeitrag) | 7,3% |
Pflegeversicherung | 1,525% (oder 1,875% für Kinderlose ab 23 Jahren) | 1,525% |
Arbeitslosen-versicherung | 1,3% | 1,3% |
Sozialversicherungsbeiträge und die Aufteilung zwischen AN und AG (Stand: 2023)
Versicherungsfragen und Arbeitsschutzmaßnahmen
Die Basis des Arbeitsschutzes liegt in der verpflichtenden gesetzlichen Unfallversicherung. Sobald Sie Mitarbeiter in Ihrem Einzelunternehmen beschäftigen, müssen Sie diese bei der passenden Berufsgenossenschaft melden. Je nach Gefahrtarif werden Beiträge berechnet, die Sie allein tragen. Dafür sind Angestellte am Arbeitsplatz und auf dem direkten Arbeitsweg vor Unfällen abgesichert.
Zusätzliche Arbeitsschutzmaßnahmen hängen immer von der Arbeitsumgebung ab.
Hier einige Beispiele:
- Gesundheitsgerechte Arbeitsplatzgestaltung (z.B. rückenfreundliche Bürostühle und Schreibtische)
- Gesundheitsgerechte Arbeitsmittel (z.B. ergonomische Tastatur)
- Persönliche Schutzausrüstung (bei Arbeiten in gefährlicher Umgebung oder mit Gefahrenstoffen)
- Passende Arbeitszeit- und Pausenregelungen
Arbeitsrechtliche Bestimmungen und Verträge
Als potenzieller Arbeitgeber sollten Sie sich zudem auch mit dem Arbeitsrecht und Arbeitsverträgen auseinandersetzen. Hier warten viele potenzielle Stolpersteine. Aus diesem Grund ist eine juristische Beratung sinnvoll.
Hier einige Basics im Überblick:
- Arbeitszeit: Diese ist im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) festgeschrieben und darf 8 Stunden täglich nicht überschreiten. Eine kurzzeitige Erhöhung auf 10 Stunden pro Tag ist möglich, wenn innerhalb von 6 Monaten ein Durchschnitt von 8 Stunden täglich nicht überschritten wird.
- Verdienst: Der Verdienst unterliegt grundsätzlich der Verhandlung zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern. Allerdings gilt in Deutschland ein Mindestlohn von 12 Euro pro Stunde. Darüber hinaus kommen in vielen Branchen Tarifverträge zum Einsatz. Hier sollten Sie prüfen, ob irgendwelche Verpflichtungen Ihrerseits zur Anwendung der dortigen Regeln bestehen.
- Urlaubsanspruch: Jeder Arbeitnehmer hat ein Recht auf Urlaub. Der gesetzliche Mindestanspruch liegt bei 20 Tagen pro Jahr für Vollzeitbeschäftigte mit einer 5-Tage-Woche. Mit einem höheren Urlaubsanspruch können Sie Ihr Arbeitsplatzangebot jedoch attraktiver machen.
Checkliste: Mitarbeiter einstellen und anmelden als Einzelunternehmer
Mit unserer Checkliste zur Einstellung von Mitarbeitern können Sie alle wichtigen Schritte abhaken:
Vorbereitung und Planung der Einstellung
- Mögliches Budget für das Gehalt berechnen
- Anforderungsprofil für neue Mitarbeiter erstellen
- Ansprechende Stellenanzeige formulieren
- Stellenanzeige auf den passenden Kanälen veröffentlichen
Formalitäten und Meldepflichten bei der Anmeldung der Mitarbeiter
- Betriebsnummer beantragen (Bundesagentur für Arbeit)
- Wichtige Daten zu Mitarbeitern sammeln (Name, Anschrift, Steuer-ID, RV-Nummer, SV-Nummer, ELStAM)
- Anmeldung bei der Sozialversicherung (über Krankenkasse oder über Lohnsoftware)
- Anmeldung bei Finanzamt (über Elster oder die eigene Lohnsoftware)
- Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft (über die Lohnsoftware)
Tipps zur Einarbeitung und Motivation der neuen Mitarbeiter
Vor Tag 1
- Formalitäten klären (wichtige Tool-Zugänge oder Dienstkleidung)
- Alle beteiligten Kollegen einbinden
- Neue Mitarbeiter begrüßen und vorstellen
- Teambildende Maßnahme (gemeinsames Essen)
- Neuen Mitarbeitern den Einarbeitungsprozess vorstellen
Nach Tag 1
- Einführungsgespräch führen (Erwartungen klären)
- Erste Aufgaben zuweisen
- Dienstleistungen oder Produkte vorstellen
- Regelmäßiges Feedback geben und einholen
Fazit: Mitarbeiter einstellen als Einzelunternehmer – Chancen und Herausforderungen
Wenn Sie mehr Aufträge erhalten, als Sie allein abarbeiten können, ist es so weit: Sie sollten über die Einstellung weiterer Mitarbeiter in Ihrem Einzelunternehmen nachdenken. Auf diese Weise vergrößern Sie Ihr Umsatzpotenzial und können zudem weitere Kompetenzen ins Unternehmen holen.
Auf der anderen Seite werden Sie dabei mit vielen Herausforderungen konfrontiert. Sie gehen ein finanzielles Risiko ein und gerade als IT-Freelancer verlieren Sie auch ein Stück weit Ihre vollkommene Unabhängigkeit. Wenn Sie sich allerdings mit den Formalitäten vertraut machen und die Mitarbeitersuche sorgfältig angehen, kann dieser Schritt eine echte Bereicherung darstellen.
Grundsätzlich haben Sie als Selbständiger das Recht, Mitarbeiter einzustellen. Lediglich als Freiberufler sollten Sie aufpassen, dass Sie nicht durch die Einstellung zu vieler Fachleute Ihren Freiberufler-Status riskieren.
Neben der finanziellen Kalkulation der Lohnkosten ist es wichtig, den Auswahlprozess für passende Mitarbeiter sorgfältig anzugehen. Darüber hinaus müssen Sie viele Formalien wie die Beantragung einer Betriebsnummer und die Anmeldung der Mitarbeiter bei der Sozialversicherung sowie beim Finanzamt hinter sich bringen. Zu guter Letzt gehört auch eine gute Einarbeitung zum Einstellungsprozess.
Da die Rechtsform keine Rolle spielt, dürfen Sie grundsätzlich auch als Kleinunternehmer Mitarbeiter einstellen. Aufgrund des geringen finanziellen Spielraums dürften dann vor allem Mini- oder Midijobs infrage kommen. In diesem Fall ist es sinnvoll, wenn Sie sich über die Besonderheiten in diesem Zusammenhang informieren.
