Die Tage werden kürzer und kühler und die meisten Festangestellten werden sich mit Wehmut daran erinnern, wie sie im Sommerurlaub am Strand entspannt haben oder in den Bergen gewandert sind. Für Selbstständige in der IT sieht der Rückblick auf die warmen Monate jedoch häufig ganz anders aus: Massenhaft komplexe IT-Projekte und ständige Erreichbarkeit haben bei ihnen dafür gesorgt, dass die Urlaubsplanung zu einem schier unmöglichen Unterfangen wurde. Nicht nur, weil es keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaub gibt. Die Folge: das Gefühl, völlig ausgelaugt zu sein. Das soll diesen Winter anders werden! Fin Glowick, CRO von WISO MeinBüro, gibt Tipps, wie durch gute Urlaubsplanung eine entspannte Auszeit garantiert wird.

Keine Ausreden: Urlaub fördert Kreativität und Wohlbefinden

Sein eigener Chef sein – besonders für Festangestellte in der Computerbranche klingt die Selbstständigkeit nach sehr viel Freiheit. Zudem ist eine selbstständige Tätigkeit in der IT mit einem durchschnittlichen Stundenlohn von rund 90 Euro durchaus lukrativ. Doch mit dem hohen Gehalt kommt auch viel Verantwortung. Durch den IT-Fachkräftemangel sind diverse Firmen auf Selbstständige aus dem Bereich angewiesen. Kein Wunder also, dass neun von zehn Unternehmen Selbstständige aus der IT-Branche einsetzen. Das Gefühl, keine Aufträge zu bekommen, kennen etablierte IT-Freelancer in der Regel also nicht.

Doch genau hier kristallisiert sich eine große Herausforderung heraus: Wie kann man bei einer so massiven Auftragslage getrost in den Urlaub fahren? Einen gesetzlichen Urlaubsanspruch haben Selbstständige in Deutschland nämlich nicht. Während festangestellte IT-Spezialisten bei einer 5-Tage-Woche mindestens 20 Tage Urlaub genießen und je nach Unternehmen sogar Urlaubsgeld bekommen, bricht bei vielen selbstständigen :ITlern allein beim Gedanken an ein paar freie Tage Panik aus. Da ist dieses riesige Projekt, das bald fertig werden muss, die Kunden rufen Tag und Nacht an und fragen nach dem Zwischenstand der Arbeit und so langsam macht sich die Erschöpfung breit.

Dies ist ein Warnsignal, das kein IT-Freelancer ignorieren sollte. Das Zauberwort hier lautet: Urlaub. Wer sich über einen langen Zeitraum keine Auszeit gönnt, kann ernsthaft krank werden. Angefangen von Herz- und Kreislauferkrankungen bis hin zum Burnout. Also Schluss mit den Ausreden! Denn auch in den kalten Monaten kann ein Urlaub Erholung bieten. Zudem wird durch eine Auszeit die Kreativität gesteigert, etwa durch Reisen an unbekannte Orte, Bekanntschaften mit neuen Leuten, Zeit zum Tagträumen und eine kognitive Pause von den Herausforderungen des Arbeitsalltags.

Der Zeitpunkt: Wann und wie lange soll es in den Urlaub gehen?

Die Entscheidung für einen Urlaub ist gefallen. Damit die freien Tage jedoch wirklich entspannend sind, bedarf es einiges an Planung. Tipp: Tragen Sie sich hierfür feste Zeiten in Ihren Kalender ein. Ein guter Anfang ist beispielsweise jeweils zwei Stunden an zwei Abenden pro Woche.

Der erste Schritt der Planung bezieht sich auf den Zeitpunkt des Urlaubs. Wenn bereits erste Symptome einer Überlastung – wie häufige Kopfschmerzen, Konzentrationsschwäche oder Schlafstörungen – auftreten, sollten sich IT-Freelancer definitiv eine Auszeit gönnen.

Aber auch, wenn gerade keine stressige und überfordernde Phase ansteht, sollte der Urlaub für IT-Freelancer zur Normalität werden. Immerhin: Laut dem Freelancer-Kompass von freelancermap nehmen Freiberufler und Freiberuflerinnen durchschnittlich 27 Tage im Jahr Urlaub.

Wann dafür der richtige Zeitpunkt ist, hängt davon ab, welche Projekte momentan laufen und wie lange Sie schon im Geschäft sind. Besonders zu Beginn der Selbstständigkeit sind die Kundenakquise und die organisatorischen Aufgaben beispielsweise um einiges zeitaufwendiger und die Arbeitstage oftmals länger, als es bei denjenigen der Fall ist, die schon mehrere Jahre selbstständig tätig sind. Unter diesen Voraussetzungen fällt die Entscheidung für eine Auszeit oftmals umso schwerer. Hier eignen sich Feier- oder Brückentage für eine erste kürzere Pause. Während dieser Zeit können Laptop und Smartphone getrost ausgeschaltet bleiben, da die Kundinnen und Kunden in der Regel selbst Urlaub machen. So können Selbstständige in der IT nicht nur ihr schlechtes Gewissen zügeln, sondern den Organisationsaufwand der freien Tage in einem sehr begrenzten Rahmen halten.

Soll es jedoch für mehrere Tage oder sogar Wochen in den Urlaub gehen, so erfordert die Planung deutlich mehr Aufwand. Es ist beispielsweise wichtig, dass alle essenziellen Projekte vorher fertig werden.

Die Auftragslage: Worauf vor dem Urlaub geachtet werden muss

IT-Freelancer müssen deshalb die Auftragslage genau scannen. Welche Projekte können und müssen sie noch vor dem Urlaub fertig machen? Diese haben absolute Priorität. Zudem sollten die Selbstständigen abschätzen, welche Aufträge nicht dringend bearbeitet werden müssen. Diese können sie ohne Bedenken auf nach dem Urlaub schieben.

IT-Freelancer bekommen mitunter viele Projektangebote und können nicht alle berücksichtigen. Dies gilt besonders in der Zeit vor dem Urlaub. Da sich viele Aufträge als aufwendiger entpuppen, als ursprünglich geplant – etwa, weil während der Bearbeitung von Kundenseite noch zusätzliche Aufgaben angesetzt werden, müssen Selbstständige in der Computerbranche genau kalkulieren, was vor dem Urlaub noch machbar ist. Tipp: Drei Wochen vor dem Urlaub sollten Sie keine neuen Aufträge mehr annehmen. So vermeiden Sie es, kurz vor dem Urlaub massenhaft Überstunden zu machen oder im schlimmsten Fall das Projekt im Urlaub fertigzustellen.

Zudem sollten IT-Freelancer alle wichtigen Büroarbeiten vor dem Urlaub erledigen. Um bei aufwändigen Tätigkeiten, wie Rechnungen erstellen oder Finanzen regeln, wertvolle Zeit zu sparen, können Tools wie WISO MeinBüro genutzt werden.

Der Puffer: Effizientes Zeitmanagement für einen erholsamen Urlaub

Nun steht der Urlaub kurz bevor und auf einmal passiert das, wovor alle urlaubsreifen IT-Freelancer Angst haben: Das Projekt ist bereits seit Tagen abgegeben, der Kunde hat jedoch lange gebraucht, um Feedback zu geben, und möchte nun noch ein paar zeitaufwendige Änderungen vornehmen lassen.

So eine Situation ist zwar ärgerlich, kommt jedoch relativ häufig vor. Deshalb ist es wichtig, vor dem Urlaub einen Puffer von circa zwei Tagen einzuplanen. Es gibt diverse Projektmanagement-Tools, wie Trello oder Asana, die dabei unterstützen, dass der knappe Zeitraum vor dem Urlaub möglichst effektiv genutzt werden kann, um die ein oder andere Änderung vorzunehmen. So können IT-Freelancer darauf achten, dass pünktlich zum Urlaubsbeginn nichts liegen geblieben ist. Die Tools sind aber auch hilfreich, wenn mehrere Selbstständige an einem bestimmten Projekt beteiligt sind. In diesen Fällen können die Mitarbeitenden nämlich genau sehen, was der aktuelle Stand der jeweiligen Aufgabe ist.

In den Tagen vor dem Urlaub können Sie auch Ihre Ansprechperson, die während Ihrer Entspannungsphase Ihre Mails verwaltet, zu allen Aufträgen briefen. Diese wird sich in Notfällen bei Ihnen auf Ihrer Privatnummer melden, sobald Sie im Urlaub sind. Das Firmenhandy kann also zuhause bleiben. Aktivieren Sie nun nur noch die Abwesenheitsnotiz Ihres Mailprogramms, dann steht einer erholsamen Auszeit nichts mehr im Wege.

Fazit

Da IT-Freelancer das Digitalisierungspotential voll ausschöpfen, haben sie den Ruf, immer erreichbar zu sein. Das setzt sie nicht nur unter Druck, sondern erschwert auch die Urlaubsplanung. Mit genug Vorlaufzeit, unterstützenden Tools und einer guten Kommunikation gegenüber Kundinnen und Kunden, mitreisenden Personen und einer Ansprechperson für Notfälle können IT-Freelancer jedoch auch in stressigen Phasen das Beste aus ihrer Auszeit rausholen.

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Fin Glowick absolvierte seine Bachelorstudiengänge in Business Management und International Business sowie seinen Master of Business Administration in Missouri, USA. Nach seinem Studium ist er nach Deutschland zurückgekehrt und hat bei der Buhl-Gruppe für WISO MeinBüro die Verantwortung als Chief Revenue Officer (CRO) übernommen. WISO MeinBüro bietet ganzheitliche SaaS-Lösungen für den Bürobereich an, die als Web- sowie Desktopversion den Arbeitsalltag von kleinen Unternehmen erleichtern.

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