Banking für Selbständige und Freiberufler – Holvi gibt Finanztipps für IT-Freelancer

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Diese Finanz-Tipps sind für jeden Freelancer unverzichtbar

Im Traum von der Selbstständigkeit ist meist kein Platz für Papier- und Finanzkram. Umso böser das Erwachen, wenn man feststellt, dass die Buchhaltung dennoch gemacht werden muss. Das kann im ersten Moment überwältigend sein. Doch je schneller du dich organisierst, desto einfacher wird deine Reise durch den Zahlendschungel. Verfolge ein paar Grundlagen gewissenhaft, und du sparst dir Zeit, Nerven und Geld zum Ende des Geschäftsjahres. Was gilt es also zu beachten, damit die Buchhaltung nicht zum Albtraum wird?

Ohne gut organisierten Papierkram kommst du nicht weit

Mit der richtigen Organisation sparst du dir viele Stunden unbezahlter Arbeit. Stunden, die du hättest nutzen können, um an Projekten zu arbeiten, die tatsächlich Geld einbringen. Zum Beispiel: Es ist ratsam deine Belege zu kategorisieren. “Einnahme” und “Ausgabe” sind als Kategorien schon mal ein guter Anfang. Doch auch Spesen wie Fahrt- oder Reisekosten sollten sorgfältig kategorisiert werden. So wird die Buchhaltung zum Kinderspiel und du behältst einen guten Überblick über den Finanzstatus deines Unternehmens.

Achte auf einige grundlegende Dinge:

  • Notiere alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch
  • Bewahre ohne Ausnahme alle Belege sorgfältig auf
  • Papierbelege bestenfalls auch digitalisiert aufbewahren
  • Digitale Belege zwingend im Originalformat aufbewahren
  • Kategorisiere deine Belege (Einnahme, Ausgabe, Spesen, etc.)

Wenn man weiß, worauf man achten muss, macht Buchhaltung vielleicht nicht gleich Spaß, bereitet aber auch nicht mehr so viel Angst.

Schreibe korrekte Rechnungen

Freelancer haben es nicht leicht. Die hiesige Bürokratie verlangt ihnen schon vor dem Beginn ihrer Karriere einiges ab, um den Traum der Selbstständigkeit in die Realität umsetzen zu können. Nachdem nun erste Kunden akquiriert wurden, geht es auch schon weiter mit dem zwanghaften deutschen Ordnungsdrang. Dann gilt es u.a. inhaltlich und formal korrekte Rechnungen zu erstellen. Gerade zu Beginn der Tätigkeit kann es durchaus passieren, dass Unklarheit darüber besteht, was denn eigentlich in eine ordentliche Rechnung alles rein muss. Der Gesetzgeber will laut § 14 und § 14a UStG seit dem 01.01.2004 Angaben über folgende Informationen erhalten:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Leistungsempfängers
  • Rechnungsnummer (fortlaufend)
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Genaue Bezeichnung der Dienstleistung und Leistungsdatum
  • Honorar (pro Stunde) netto
  • Die darauf entfallenden Steuerbeträge
  • Zahlungsziel und Konto
  • Datum der Rechnungsstellung und evtl. Unterschrift

Vor dem Hintergrund, dass der Gesetzgeber mittlerweile mehr als ein Dutzend Angaben verlangt, kann einem ohne die nötige technische Hilfe schon mal die Decke auf den Kopf fallen. Werden diese Bestimmungen nämlich nicht beachtet, könnte u.a. der Vorsteuerabzug oder die gesamte Rechnung als Betriebsausgabe vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Vorsicht, in diesem Fall drohen Steuernachzahlungen für die bereits verrechnete Vorsteuer!

Verhandele clever

Du machst dir das Leben leichter, wenn du gut verhandelst. Das bedeutet, Verträge auszuhandeln, bei denen die Hälfte des Honorars bei Vertragsabschluss fällig wird, die andere Hälfte bei Erfüllung des Projektes. Sollte ein Auftrag dann doch einmal länger dauern oder umfangreicher werden, kommst du trotzdem für eine gewisse Zeit über die Runden – ohne in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten.

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