Ausleuchten der Blackbox: Tiefe Einblicke in eine Freelancer-Agentur

Die Nemensis Kolumne- Einblicke in eine aufstrebende IT-Freelancer Agentur Part 3

Profilschubser werden IT-Freelancer-Agenturen bei manchem Bierchen geschimpft und immer wieder findet sich Agenturbashing in diversen XING-Foren. Dass IT-Freelancer-Agenturen überwiegend professionell agieren, warum die Recruiter manchmal trotzdem gestresst wirken und was IT-Freelancer konkret tun können, um ihre Projektchancen signifikant zu erhöhen, will das IT Freelancer Magazin mit dieser Kolumne ausleuchten. Es tut dies gemeinsam mit dem Start-up nemensis, bei dem mehrere Ex-Gulpis eine Freelancer-Agentur gegründet haben und einiges anders machen wollen.

Preisfindung: Freelancer Stundensätze

Es ist nach wie vor der Marktstandard, dass weder dem Kunden noch dem Freelancer die Stundensätze des jeweils anderen seitens der Freelancer-Agentur genannt werden. Es kommt ja vor, dass Freelancer gerne einen niedrigeren Stundensatz als üblich für ein Projekt verlangen, weil er über den niedrigen Preis höhere Projektchancen sucht. Sei es, weil der Projektort so nahe am Wohnort liegt, oder weil der Projektinhalt besonders spannend ist. Zwar weiß der Freelancer dann nicht sicher, ob seine Agentur seinen Preisnachlass auch an den Endkunden weitergibt – die Agentur hat aber ein großes eigenes Interesse dies zu tun, so Jens Eberling von nemensis, weil sie das Projekt natürlich auch gewinnen wollen. Um wirklich den richtigen Stundensatz (nicht zu hoch/nicht unter Wert verkauft) für ein Projekt zu erkennen, empfiehlt Jens Eberling, immer mit dem Recruiter zu telefonieren. Denn der Preis sei wirklich ein enorm wichtiger Faktor, so erhält nemensis häufiger die Rückmeldung vom Endkunden, dass der Bewerber fachlich zwar top, aber zu teuer sei. Dass ein richtig guter Softwareentwickler mehr Nutzen stiftet, als 3 durchschnittliche, sei dem Kunden sogar klar, aber er habe eben seine Budgetvorgaben.

Margen bis 10% sind für die Agentur sehr, sehr knapp kalkuliert – die Gewinne dann sehr gering. Gerade bei Rahmenvertragskunden kommt man jedoch teilweise nicht drüber. Wem das zu hoch erscheint, sollte jedoch bedenken, dass Freelancer-Agenturen bei manchen Endkunden jahrelang Vertrieb machen müssen, bis sie dort überhaupt Freelancer anbieten dürfen. Für Freelancer bedeutet das konsequent zu Ende gedacht, dass sie bei solchen Unternehmen ohne eine Agentur überhaupt keine Chance hätten, dort zum Zug zu kommen. Man kann die Freelancer-Agenturen ruhig als des Freelancers outgesourcten Vertrieb bezeichnen.

Was reinkommt – was rausgeht

Ca. 60% der Bewerbungen kommen als Rückmeldungen von auf Plattformen veröffentlichten Projekten – dort schauen nämlich die Freelancer, die auch gerade verfügbar sind. 40% der Bewerbungen kommen aufgrund vom Active Sourcing (also dem direkten Anschreiben einzelner Freelancer z.B. per E-Mail oder über XING/LinkedIn)

Insider-Tipp vom Profi

Jens Eberling von nemensis: 80-90% der an einem Projekt interessierten melden sich mit einer Standardantwort zurück. Hervorheben kann man sich als Freelancer mit einem Anschreiben, welches zeigt, dass man sich mit der Projektausschreibung auch beschäftigt hat, und signalisiert, welche seiner Skills passen und welche nicht. Selbsteinschätzungen von Freelancern gebe ich sehr gerne an meine Endkunden weiter. Auch kann man sich als Freelancer hervorheben, wenn man den Recruiter anruft, gerade, wenn man gut auf die Projektstelle passt.

Nemensis versucht, wie viele andere Freelancer-Agenturen auch, immer möglichst 3 geeignete Kandidaten bei der ersten Vorstellung zu melden und danach gleich das Feedback vom Kunden einzuholen, was die Projekt- und Kundenanforderungen noch besser begreifen hilft. Manche Projekterfordernisse kann man gar erst im ersten Vorstellungsgespräch erkennen, weil der Kunde diese mangels Recruiting-Erfahrung bislang nicht für erwähnenswert hielt.

Zum Freelancer-Profil

Im Freelancer-Profil sollten alle Skills genauestens aufgeführt sein, also beispielsweise sowohl Angular, als auch AngularJS (Vorgänger von Angular), weil in manchen Einkaufsabteilungen die Skills mit Strg + F überprüft werden. Für Herrn Eberling sind v.a. die letzten 3 Projekte interessant, wenn es Kurzprojekte sind, auch mehr. Aber selten interessieren ihn Projekte, die weiter als 5 Jahre zurückliegen – man könne diese getrost kurzfassen und schreiben „Details schicke ich Ihnen gerne auf Nachfrage“. Im Idealfall hat ein Kandidat genau in seinem jüngsten Projekt Erfahrung im gesuchten Keyskill sammeln können. Die besten Profile aus Vertriebssicht sind ähnliche Skillsets mit ähnlichen Rollen – also eben leider keine Allrounder-Profile. Die Homepage eines Freelancers werde von ihm untergeordnet wahrgenommen und sei für eine Agentur eher irrelevant. Ist das Profil zu individuell oder zu bunt ist es für einen Recruiter schwierig zu durchdringen und schnell zu erfassen. Klassische, ordentliche und übersichtliche Profile seien aus seiner Sicht ideal, so Herr Eberling. Dies habe er auch schon mit vielen Recruiter-Kollegen besprochen – die sehen das alle genauso. Bei 25% aller Profile, die durch seine Hände gehen, sei der Optimierungsbedarf ziemlich groß, bei weiteren 25% kann man ein bisschen was optimieren. Die anderen 50% seien nicht zu beanstanden.

Soll ich mich trotzdem bewerben?

Wenn keine Stundenangabe und auch kein Prozentsatz zur Auslastung o.Ä. in der Projektbeschreibung stehen, kann ein Freelancer definitiv davon ausgehen, dass es sich um ein Vollzeit-Projekt handelt. Der Standard ist nämlich ein Vollzeitprojekt – 85% der Projekte sind Vollzeitprojekte. Wenn ein Freelancer zwar aktuell nur in Teilzeit arbeiten kann und sich fragt, ob er sich trotzdem für ein Vollzeitprojekt bewerben soll, lohnt es sich für ihn trotzdem, wenn er perfekt auf die Projektbeschreibung passt oder seltene Skills hat.

Insider-Tipp vom Profi

Vollzeit heißt Vollzeit und bedeutet 40h. Im Einzelfall kann man da die Stunden runterschrauben, gerade bei seltenen Skills. Aber bei gängigen Skills hat man da keine Chance.

Ein Endkunde gibt uns manchmal Mischprofile (Profile die eigentlich alle Skills einer ganzen Abteilung abbilden), so Jens Eberling. Der Endkunde sagt sich „wenn ich schon einen Freelancer bezahlen muss, dann will ich auch alle Skills in einer Person vereint buchen.“ Der Freelancer solle sich bei der Suche nach einem passenden Projekt besser an den genannten Key-Skills und der Aufgabenbeschreibung orientieren. Der Titel bilde manchmal nicht so sehr den tatsächlichen Bedarf ab. Bei Zweifeln, ob man passt lieber bewerben und transparent machen, worin man keine Erfahrung hat. In der Regel muss der Endkunde ohnehin in ein zwei Punkten Abstriche machen, z.B. bei Zertifizierungen, Informatik-Studiengang, usw., weil es selten 100%-passende Matches gibt.

Die Vertrauensfrage

Es halten sich hartnäckig Gerüchte, dass es Agenturen gibt, die Freelancern zusagen, dass sie sie beim Endkunden vorstellen und es dann aber nicht tun. So verhindern sie, dass es der Freelancer über eine andere Agentur ebenfalls versucht. Sie blockieren diesen Freelancer also, damit er ihren bereits eingereichten Kandidaten nicht zur Konkurrenz wird. Auf die Frage des IT Freelancer Magazins, was man dagegen tun könne, antwortete Herr Eberling, dass man am besten mit Agenturen zusammenarbeiten sollte, denen man vertraut.

Die Sprache der Freelancer-Vermittler

Ein erfolgreich beim Endkunden vermittelter Freelancer wird intern auch FIP (Freelancer im Projekt) genannt – bis zu diesem Zeitpunkt nennt man die Bewerber schlicht Kandidaten. Jede Agentur hat da ihren eigenen Slang. Ein anderer Sprachgebrauch und etwas gängiger im Bereich Personalvermittlung ist der Terminus Placement. FIPs sind eine sehr wichtige Kennzahl im Agenturgeschäft – jeder achtet permanent darauf. Bei größeren Agenturen werden Kennzahlen akribisch verfolgt, z.B. die Zeitdauer von „Projekt landet auf Schreibtisch“ bis „erstes Freelancer-Profil an den Endkunden versandt“. Man passe schon auf, dass man den Slang und die Abkürzungen nicht gegenüber den Freelancern oder Endkunden verwendet, aber manches Mal rutsche einem schon mal ein VI (heißt Videointerview) und TI (heißt Telefoninterview) raus.

Der Arbeitsalltag

An einem Projekt sind bei vielen Agenturen zwei Rollen beteiligt: Vertriebler und Recruiter. Kommt ein neues Projekt rein, werden sofort gleichzeitig mehrere Recruiter tätig, weil es auf Schnelligkeit ankommt – Artikel: Speed matters – warum Tempo bei der Akquise von Aufträgen entscheidend ist. Der koordinative Aufwand ist sehr hoch, weil man zwischen vielen Plattformen hin und her switchen muss – charakteristisch sei eigentlich an der Agenturtätigkeit, dass man selten wirklich für etwas Zeit hat, so Jens Eberling. Die Gewichte seien im Arbeitsalltag so verteilt:

  • Telefonieren (intern und extern): 10% der Arbeitszeit. Man führt ca. 5-10 Telefonate am Tag und nimmt sich 5-10 Minuten Zeit pro Kandidaten. Freelancer seien für die Agenturmitarbeiter tatsächlich eine wichtige Wissensquelle für fachliche Zusammenhänge
  • Profile sichten: 50% der Arbeitszeit. Ein Recruiter sehe in der Spitze bis zu 50 Freelancer-Profile am Tag
  • Administrative Tätigkeiten: 25% der Arbeitszeit. Veröffentlichung der Projekte auf Plattformen, Absagen verschicken, Interview abstimmen,
  • Meetings: 15% der Arbeitszeit. Bei nemensis gibt es morgens und kurz vor Feierabend je ein Meeting. Dort wird geklärt, ob ein Kollege noch Unterstützung benötige und über Erfolge und Misserfolge berichtet. Bei nemensis wird sehr darauf geachtet, die Erfolge entsprechend zu würdigen, da es eben zum Geschäftsmodell einer Freelancer-Agentur gehört, dass die meisten Anläufe, ein Freelancer zu rekrutieren eben nicht erfolgreich sind. Von 10 Projekten schafft es nemensis 3 Projekte zu besetzen. Darum ist Motivation so wichtig und darum nehmen die Erfolge eben einen großen Raum bei dem Meeting ein: einen Kandidaten ins Projekt zu bringen – ihn zum FIP zu machen – das werde gefeiert. Die kleineren Kicks am Tag seien, überhaupt einen passenden Kandidaten, also einen „Perfect Match“ zu finden

Profilschubser oder Durchlauferhitzer lautet das gelegentliche Vorurteil gegenüber Freelancer-Agenturen. Jens Eberling empfiehlt seinen Agenturkollegen, das nicht persönlich zu nehmen. Überhaupt seien die meisten Freelancer superangenehme Gesprächspartner. Und er hoffe, wie auch das IT Freelancer Magazin, dass diese Kolumne dazu beitragen konnte, dass der Freelancer einen besseren Einblick in den Arbeitsalltag und die Herausforderungen der Agenturmitarbeiter, also „seiner Vertriebsmitarbeiter“ gewinnen konnte. Jens Eberling jedenfalls würde eben wirklich sehr gerne jeden einzelnen betreuen – aber oft gibt es unfassbar viel zu tun und daher geht’s nicht immer.

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