Spesen als IT Freelancer richtig abrechnen

Beim Thema Dienstreisen denken die meisten an Mitarbeiter:innen, die im Auftrag ihres Unternehmens unterwegs sind. Als Selbstständige:r wird jedoch immer und zu jeder Zeit Geld ausgegeben und auch IT-Freelancer reisen zu ihren Auftraggeber:innen und können ihnen deswegen Spesen in Rechnung stellen. IT-Freelancern geht durch ein fehlendes oder nicht ausreichendes Spesenmanagement Geld und Zeit verloren. Generell haben Freelancer zwei Möglichkeiten, mit dem Thema Spesen umzugehen:

  1. Alle eventuellen Kosten vorab einpreisen und alle entstanden Kosten bei der jährlichen Steuererklärung als Werbungskosten absetzen.
  2. Vorab mit den Auftraggebern abklären, dass diese für alle anfallenden Spesen aufkommen und eine Spesenabrechnung einreichen.

Zunächst müssen sich IT-Freelancer darüber im Klaren sein, wann eine Reise eine Dienstreise ist und welche Arten von Ausgaben überhaupt über die Spesenabrechnung geltend gemacht werden können.

Welche Kriterien muss eine Reise erfüllen, um als Dienstreise zu gelten?

Alle berufsbedingten Veränderungen des Arbeitsortes gelten grundsätzlich als Dienstreise. Wichtig ist, dass der tatsächliche Arbeitsort vom regelmäßigen Arbeitsort abweicht und sich außerhalb der eigenen Wohnung befindet. Treffen beide Voraussetzungen zu, steht Freelancern für Hin- und Rückfahrt eine Erstattung der Reisekosten zu. Diese werden meistens mit einer Kilometer-Kostenpauschale beglichen.

Konkret bedeutet das, dass Freelancern, immer, wenn sie zu einem Geschäftstermin fahren, eine Rückerstattung der Fahrtkosten zusteht, solange dieses außerhalb der eigenen Wohn- oder Büroräume stattfindet. Findet der Kundentermin also in den Büroräumen des Auftraggebers statt, kann der Freelancer eine Reisekostenabrechnung bei diesem einreichen – unabhängig von der Entfernung zum eigenen Wohnort.

Worauf müssen IT Freelancer dabei besonders achten?

Damit es am Ende kein böses Erwachen gibt und die Freelancer nicht auf den entstandenen Kosten sitzen bleiben, müssen sie sich bewusst sein, dass sie dies vorab mit dem Auftraggeber absprechen müssen. Sofern die Auftraggeber einverstanden sind, zusätzlich zum Tagessatz auch für alle anfallenden Spesen aufzukommen, sollte sich der Freelancer über die Spesenrichtlinien und -fristen der jeweiligen Unternehmen informieren. Nur, wenn die Spesenabrechnung korrekt und fristgerecht eingereicht wurde, kann diese von den Unternehmen entsprechend bearbeitet und zurückerstattet werden. Dabei sollte man sich allerdings auf eine längere Wartezeit einstellen, da der manuelle Prozess des Ausgabenmanagements in vielen Unternehmen komplex und zeitaufwendig sein kann.

Welche Formen von Belegen gibt es?

Die einzelnen Quittungen und Rechnungen können unterschiedlicher Natur sein. Grundsätzlich können sie digital oder in Papierform gestellt werden. Für die digitale Form nutzen viele Restaurants und Unternehmen die Zustellung per E-Mail.

Beispiele für Belege können sein:

  • Buchungsbestätigungen
  • Hotelrechnungen
  • Bahntickets
  • Taxiquittungen
  • Tankquittungen
  • Kilometernachweise
  • Restaurant- und Bewirtungsbelege
  • Quittungen über Mautgebühren, Parkgebühren, Telefongebühren, Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen und Trinkgelder

Wie sind Tagespauschalen zu berechnen?

Was laut Bundesreisekostengesetz für die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens gilt, gilt auch für Freelancer: Sind sie mehr als acht Stunden im Inland für ihren Arbeitgeber unterwegs, stehen ihnen 14 Euro Verpflegungspauschale zu. Erst bei mehrtägigen Dienstreisen entfällt die Regel der Mindestabwesenheit für An- und Abreisetag, die ebenfalls mit 14 Euro Tagespauschale geltend gemacht werden können. Für alle weiteren Tage, an denen man länger als 24 Stunden auswärts arbeitet, stehen Freelancern 28 Euro zu. Achtung: Lädt der Auftraggeber zum Frühstück ein, wird die Verpflegungspauschale um 20 Prozent gekürzt, beim Mittag- und Abendessen sogar jeweils um 40 Prozent.

Welche Möglichkeiten zur Abrechnung der Reisekosten gibt es?

Freelancer können die Reisekosten über drei verschiedene Wege mit dem Kunden abrechnen oder diese über die Steuererklärung geltend machen. Dazu gilt immer die Absprache, die mit dem Auftraggeber getroffen wurde.

Als erste Variante bietet sich die Abrechnung als Nebenkosten an. Die Nebenkosten werden dazu mit dem gleichen Steuersatz berechnet, wie die jeweiligen Auftragskosten. Ein Beispiel wäre, dass die Freelancer einen Auftrag mit 19% MwSt. besteuern. Demnach müssen alle Kosten für die Reise auch mit 19% MwSt. berechnet werden.

Die zweite Variante umfasst die Einberechnung der Auslagen in das Angebot. Dies bietet sich vor allem an, um Diskussionen über das Thema aus dem Weg zu gehen. Rechnen Freelancer die Kosten direkt in das Angebot ein, müssen sie jedoch von vornherein gut abschätzen können, wie hoch die Reisekosten ausfallen werden.

Die letzte Variante wäre die Einzelabrechnung der Reisekosten. Hierzu wird dem Auftraggeber eine gesonderte Rechnung über die Reisekosten gestellt. Die tatsächlichen Kosten werden aufgelistet und der Umsatzsteuersatz mit aufgeführt. Jede Quittung und/oder Rechnung sollte dazu auf den Kunden ausgestellt sein, damit diesem ein Vorsteuerabzug zusteht.

Entscheidet sich der IT-Freelancer für die Abrechnung über die Steuererklärung, sollten alle Belege aufbewahrt werden. Zudem empfiehlt es sich, alle Reisekosten sofort zu dokumentieren. So geht im Nachhinein nichts verloren oder wird vergessen.

Zusätzlich sollte abgewägt werden, wie die Buchhaltung generell erfolgen soll. Klassisch wird manuell festgehalten, wie hoch Rechnungen bzw. Quittungen ausfallen und welchem genauen Zweck sie dienen. Generell gilt: Eine geordnete und digitale Buchhaltung stellt hier auch im Nachhinein den Überblick sicher und bereitet bereits während der Dokumentation alle Unterlagen für den Steuerberater und das Finanzamt vor. Dazu gibt es verschiedene Lösungen, die auch mit künstlicher Intelligenz viele zuvor manuelle Prozesse vereinfachen oder automatisieren können.

Fazit

Die Möglichkeiten zur Reisekostenabrechnung sind so vielseitig wie die Kunden und für beides ist ein gewisses Fingerspitzengefühl gefragt. Dennoch ist hier eine konsequente Linie ist wichtig. Es sollte nicht von Kunde zu Kunde unterschiedliche Abrechnungswege geben. Dies führt meist zu Verwirrung und Fehlern. Egal, wofür sich der Freelancer entscheidet: Das Wichtigste ist, wie die Spesen überhaupt festgehalten werden. Ohne kontinuierliche Dokumentation gibt es nichts, was überhaupt abgerechnet werden kann.

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