Verfahrensdokumentation: Mit vier Punkten auf Betriebsprüfungen gut vorbereitet

Wie Freelancer auf Papier weitgehend verzichten können, haben wir in diesem Artikel beschrieben. Die dort dargestellten Tipps verdeutlichen, dass eine Umstellung auf digitales Arbeiten mit wenig Aufwand gelingt. Dennoch scheuen einige den Schritt aus der Angst, formelle Fehler zu begehen und damit im Rahmen einer Betriebsprüfung „durchzufallen“. Das Schreckgespenst trägt den Namen GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff des Bundesfinanzministeriums. Mit einer leicht zu erstellenden Verfahrensdokumentation können Freelancer belegen, dass sie ihre steuerrelevanten Dokumente gesetzeskonform verarbeiten und ihre internen Prozesse die Vorschriften der GoBD vollumfänglich erfüllen.

Die GoBD gelten für alle, egal ob Großunternehmen oder Freelancer. Sie müssen nachweisen, dass die Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit von Dokumenten sichergestellt sind. Dies betrifft vor allem ein- und ausgehende Rechnungen, sei es auf Papier oder elektronisch. Dieser Nachweis lässt sich mit einer Verfahrensdokumentation erbringen. Dabei handelt es sich um eine Beschreibung, wie Freelancer ihre Daten und Belege erfassen, verarbeiten, aufbewahren und entsorgen. Im Fall einer Betriebsprüfung kann diese vor etwaigen Steuerschätzungen schützen, da sie das Handling von Dokumenten nachvollziehbar beschreibt.

Lückenlose Dokumentation

Dies ist insbesondere relevant, wenn Belege in Papierform nach dem Scannen vernichtet werden sollen (Stichwort: ersetzendes Scannen) und die digitale Belegarchivierung favorisiert wird. Eine Verfahrensdokumentation legt diese Migration transparent dar, sodass Manipulationen ausgeschlossen sind.

Weitere Bereiche, die abgedeckt werden sollten, sind:

  • der Empfang von Belegen per Post, E-Mail oder über Portale
  • die Erstellung von Ausgangsrechnungen
  • die Belegaufbewahrung
  • Sicherungsmaßnahmen gegen Verlust und Veränderungen
  • die eingesetzte Soft- und Hardware
  • die Datenzugriffsmöglichkeiten im Rahmen einer Steuerprüfung.

Digitalisierungsexperten können helfen

Das hört sich zunächst nach einer Menge Bürokratie und Aufwand an und steht auf dem ersten Blick meist in keinem Verhältnis zum Nutzen. Denn es geht ja nicht nur darum, den Betriebsprüfer zu überzeugen, sondern vor allem, mit digitalen Dokumenten Prozesse zu beschleunigen, Platz zu sparen, die Auskunftsfähigkeit zu verbessern usw.

Übrigens: Kundenorientierte Dienstleister stellen ihren Kunden eine kostenfreie Muster-Verfahrensdokumentation zur Verfügung. Mit dieser können Freelancer die Ordnungsmäßigkeit ihrer buchhalterischen Prozesse einfach belegen – einschließlich ihres internen Kontrollsystems. Folgende Checkliste unterstützt bei der Erstellung.

Vier Punkte der Verfahrensdokumentation

Allgemeine Informationen:

Diese umfassen den Firmennamen, die Adresse, Kontaktdaten, Steuernummern und Registerinformationen.

Angaben zur Belegablage:

Zunächst sollte eine kurze allgemeine Beschreibung einen Überblick über die Art geben, wie Belege abgelegt werden. Anschließend sind die einzelnen Prozesse zu dokumentieren. Dazu zählen der Umgang mit dem analogen Posteingang und E-Mails, online abrufbaren Belegen, händisch erhaltenen Dokumenten und Ausgangsrechnungen. Es ist anzugeben, wie die Dokumente organisiert werden, vor Verlust und Veränderung gesichert und vernichtet werden. Darüber hinaus beinhaltet dieser Punkt die Darlegung, welche Mitarbeiter oder Dritte wofür verantwortlich sind und welche Hard- sowie Software eingesetzt wird.

Informationen zum Datenzugriff:

An dieser Stelle ist darzulegen, wie im Falle einer Steuerprüfung Zugriff auf die Daten gewährt werden kann.

Weitere Unterlagen:

Hier sollten Freelancer angeben, ob sie über weitere interne, in diesem Kontext relevante Dokumentationen verfügen. Dabei kann es sich zum Beispiel um Anwenderhandbücher, Arbeits-/Organisationsanweisungen, ein Berechtigungskonzept oder Freigaberichtlinien handeln.

Im Detail sind diese und weitere Aspekte auch in der Muster-Verfahrensdokumentation von Caya ausgeführt.

Dokumentation des Dienstleisters nutzen

Um GoBD-konform zu arbeiten, sollte bei der Auswahl externer Dienstleister außerdem darauf geachtet werden, dass diese bereits GoBD-zertifiziert und über eine Dokumentation der Prozesse verfügen. Bei Caya, der als Dienstleister die eingehende Post für Freelancer digitalisiert und zudem ein Dokumenten-Management-System anbietet, ist dies der Fall. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden außerdem mit einem Team von Digitalisierungsexperten bei der Erstellung der eigenen Verfahrensdokumentation. Bei eventuellen Unsicherheiten können Freelancer immer noch ihren Steuerberater hinzuziehen. Damit ist das Thema Verfahrensdokumentation schnell vom Tisch – eine Sorge weniger.

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