Speed Matters- Warum Tempo bei der Akquise von Aufträgen entscheident ist.

Speed Matters- Warum Tempo bei der Auftragsakquise entscheidend ist

Die Nemensis Kolumne- Einblicke in eine aufstrebende IT-Freelancer Agentur Part I „Speed Matters“

Profilschubser werden IT-Freelancer-Agenturen bei manchem Bierchen geschimpft und immer wieder findet sich Agenturbashing in diversen XING-Foren. Dass IT-Freelancer-Agenturen überwiegend professionell agieren, warum die Recruiter manchmal trotzdem gestresst wirken und was IT-Freelancer konkret tun können, um ihre Projektchancen signifikant zu erhöhen, will das IT Freelancer Magazin mit dieser Kolumne ausleuchten. Es tut dies gemeinsam mit dem Startup nemensis, bei dem vier Ex-Gulpis eine Freelancer-Agentur gegründet haben und einiges anders machen wollen.

Es gibt drei wesentliche Erfolgsfaktoren für Freelancer-Agenturen. Der langfristige Erfolgsfaktor ist die Qualität, also z.B. wie gut das Matching zwischen Skillprofil der Freelancer und den Projektanforderungen ist. Die kurzfristigen Erfolgsfaktoren sind der Preis (Stundensatz des Freelancers plus Marge) und die Geschwindigkeit (also wie schnell die ersten passenden Freelancer den Endkunden angeboten werden). Und um diese Geschwindigkeit und v.a. ihre Implikationen für projektsuchende Freelancer geht es im Folgenden.

Die Vorgehensweise eines Recruiters

Der erste Schritt eines Recruiters ist die Veröffentlichung in einschlägigen Portalen, für Jens Eberling von nemensis sind das freelance.de (Sponsor des IT Freelancer Magazins), Freelancermap, der Freelancer-Projektmarkt auf XING und das Freelancer-Netzwerk Uplink, mit dem nemensis eine Kooperation geschlossen hat. Noch bevor er irgendetwas anderes macht, postet er die Projektbeschreibung, die er von den nemensis-Beratern herübergereicht bekommt, damit er keine wertvolle Zeit verliert. Erst danach geht er ins sogenannte active sourcing, also dem gezielten Recherchieren und direktem Anmailen/Anrufen von mutmaßlich einschlägigen Freelancern. Das im klassischen Angestellten Recruiting oft noch gängige „Post & Pray“ kann sich eine Freelancer-Agentur jedenfalls nicht mehr leisten und muss oftmals den Weg der direkten Ansprache gehen, um erfolgreich zu sein. Gerade bei „schwierigen“ (a. d. Red. nicht sehr weit verbreiteten) Skills, z.B. Splunk-Kenntnisse, geht Recruiter Eberling ohne zu zögern fulltime ins active sourcing. Bei sehr stark angebotenen Skills hingegen, wie beispielsweise Projektleitung, PMO, Scrummaster oder agile Coaching während der ersten Corona-Phase, brauchte er gar kein active sourcing zu betreiben, weil so viele Freelancer mit diesem Skillset auf dem Markt waren. Seine Posts brachten bereits so viele Bewerbungen, dass er diese kaum noch vernünftig abarbeiten konnte.

Wie viele Kandidaten sich im Schnitt auf ein Projekt bewerben, könne man aber nur schwer sagen, so Eberling: manchmal wundere er sich, wie viele Freelancer sich auf ein bestimmtes Projekt melden und manchmal findet er niemanden, obwohl es sich eigentlich um ein gängiges Skillset handelt. Müsste er jedoch eine Zahl nennen, würde er von 20+ Bewerbungen in den darauffolgenden 1-3 Wochen ausgehen, die durch eine Veröffentlichung in den o.g. Kanälen hereinkommen.

Speed matters- Die ersten Stunden sind entscheidend

1-3 Kandidaten melden sich bereits in der ersten Stunde, wobei einige, die sich innerhalb so kurzer Zeit melden, eher für’s Projekt unpassend sind. Manche Schnellmelder scheinen die Methode zu haben, sich auf jedes veröffentlichte Projekt so schnell wie möglich zu melden – ein recht unbrauchbarer Schrotflintenansatz sei das. Allgemein kann man sagen, dass gängige Skills eine starke Konkurrenz unter den IT-Freelancern schaffen, womit bei gängigen Skills die Bewerbungsgeschwindigkeit noch wichtiger ist, um auch wirklich am Ende eine Chance auf Vermittlung ins Projekt zu haben. Ganz allgemein kann man sagen, dass moderne trendige Skillsets (z.B. seit ca. einem Jahr alles was mit Cloud zu tun hat) seltener unter den IT-Freelancern vorhanden sind, was seine Chancen ins Projekt reinzukommen natürlich erhöht.

Insider-Tipp vom Profi-Recruiter: Trotzdem rate er jedem sich so schnell wie möglich für ein passendes Projekt zu bewerben, ganz einfach, weil „speed matters“! Hat ein Recruiter schon drei passende Kandidaten gefunden, beachtet er die danach eintrudelnden Profile nur noch halbherzig bis gar nicht mehr. 

Ein guter Recruiter hat das Ziel, schon am ersten, spätestens zweiten Tag ein Freelancer-Profil bei seinem Kunden einzureichen, im Idealfall schon in den ersten Stunden. Zum einen soll der Kunde ja von der Geschwindigkeit seiner Agentur überzeugt werden. Zum anderen bietet sich der IT-Freelancer vielleicht noch bei anderen Agenturen an und da will man dann die erste Agentur sein, die diesen IT-Freelancer einreicht. Zum anderen sind meistens einige Agenturen pro Projekt beauftragt und die schauen sich die ersten Profile an und wenn die passen, werden die übrigen Profile nicht einmal mehr angeschaut.

Spielt die Deadline (Einsendeschluss von Freelancer-Bewerbungen) eine Rolle?

Es gibt sie zwar und sie wird häufig auch kommuniziert: die Deadline, das ist der Recruiter-Fachbegriff für den Einsendeschluss von Freelancer-Bewerbungen. Leider kann man sich nicht (immer) darauf verlassen, dass man sich mit der Bewerbung ruhig Zeit lassen kann, bis kurz vor der Deadline. Zwar sichtet und bündelt manchmal der Einkauf des Endkunden wirklich bis zum Schluss alle Profile gleichberechtigt. Manchmal will der Fachbereich des Kunden doch aufgrund der Dringlichkeit einer Projektbesetzung gegen die erste Absprache mit der Einkaufsabteilung sofort die eintreffenden Profile sehen. Auch kann es sein, dass beim Recruiter der Freelancer-Agentur schon so viele Bewerbungen eingegangen sind, dass diejenigen, die erst kurz vor der Deadline eintrudeln, gar keine Beachtung mehr finden. Deadlines sind also niemals wörtlich zu nehmen – es gilt auch hier die Maxime: speed matters!

Insider-Tipp vom Profi-Recruiter: Alle ein oder zwei Tage auf ein Freelancer-Portal zu gehen und dort dann gemütlich nach passenden Projekten zu suchen, reicht definitiv nicht für einen professionellen IT-Freelancer aus. Er muss sich immer einen Alarm einstellen (i.d.R. muss er dazu Mitglied beim Freelancer-Portal werden), weil er sich möglichst in der ersten Stunde bewerben soll.

– Nemensis ist ein Hamburger Startup, welches auf die Vermittlung von Freelancern spezialisiert ist, insbesondere im IT-Umfeld. Pünktlich zum einjährigen Jubiläum am 01.04.2021 können sich Freelancer und Unternehmen auf dem neuen Projektportal registrieren. Das Recruiting Team freut sich auf bekannte und neue Gesichter! –

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