So stellen IT Freelancer die Weichen für effizienteres Arbeiten ohne Papier

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Rechnungen schreiben, Verträge verwalten, Dokumente digitalisieren, Überweisungen tätigen etc. – da Freelancer meist keine Angestellten haben und fast alles selber erledigen, gehen vor allem bei ihnen viele repetitive Tätigkeiten zulasten des Kerngeschäfts. Dies gilt insbesondere bei ineffizienten Abläufen, die zudem meist analogen Charakter haben. Das heißt, ihr Digitalisierungspotenzial wurde nicht ausgeschöpft. Daher sollten Freelancer an ihrer digitalen Reife arbeiten, wobei externe Dienstleister unterstützen können. Alexander Schneekloth, Geschäftsführer des Digitalisierungs-Enablers Caya, gibt fünf Tipps, die eine gute Grundlage dafür schaffen:

1. Ausgangsrechnungen per E-Mail versenden

Rechnungen digital erstellen, ausdrucken, unterschreiben und zur Post bringen? Das ist unnötig. Vor zehn Jahren entfiel die Signaturpflicht, seitdem sind elektronische Rechnungen auch ohne digitale Signatur gültig. Ihre Erstellung ist einfach – eine PDF-Datei, die sich auch mit Programmen wie Microsoft Word erzeugen lässt, genügt. Dann noch eine Einverständniserklärung vom Empfänger einholen, dass er den elektronischen Erhalt akzeptiert, und dem Versand der Datei per E-Mail steht nichts mehr im Wege. Nutzen Freelancer ein zeitgemäßes Buchhaltungsprogramm, können die Rechnungen direkt darin erzeugt und darüber verschickt werden. Das hat den Vorteil, dass die Belege für die Buchführung nicht mehr importiert werden müssen.

2. Lieferanten bitten, ihre Dokumente per E-Mail zu senden oder in einem Onlineportal bereitzustellen

Wer Rechnungen und andere wichtige Unterlagen in Papierform erhält, sollte die Aussteller auffordern, diese per E-Mail zu schicken oder über ein Kundenportal zur Verfügung zu stellen. Dort können sie mit entsprechender Software automatisch abgerufen werden. Scannen und Abheften sind nicht mehr erforderlich. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Platz.

3. Dienstleister für Postdigitalisierung beauftragen

Trotz aller Mühe, Unterlagen digital zu erhalten, treffen noch immer Dokumente per Post ein. Um hier keine Zeit mit dem Scannen und der Organisation zu verlieren, empfiehlt es sich, einen Dienstleister mit der Digitalisierung der täglichen Eingangspost zu beauftragen. Dafür werden Briefe einfach durch die Postunternehmen umgeleitet und statt vor Ort bei einem Scancenter zugestellt. Dort erfolgt dann tagesaktuell die Digitalisierung. Die Dokumente werden online in der Plattform des Anbieters bereitgestellt. Von hier aus können sie dann ganz einfach abgespeichert, wiedergefunden oder weitergeleitet werden – z.B. an das Buchhaltungsprogramm oder den Steuerberater.

4. Quittungen etc. am Ort des Entstehens erfassen

Die Zeiten, in denen Belege für Porto, fürs Tanken & Co. in einem Karton gesammelt wurden, sind vorbei. Seit der Novellierung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vor fast zwei Jahren ist das Fotografieren von Belegen mit dem Smartphone dem stationären Scanvorgang gleichgestellt. Dabei darf die bildliche Erfassung mittels Smartphone auch im Ausland erfolgen, zum Beispiel wenn die Belege im Rahmen einer Dienstreise dort entstehen. Mehrere Softwareanbieter, zum Beispiel von Dokumenten- und Enterprise-Content-Management-Systemen, aber auch von Buchhaltungslösungen, bieten mobile Apps an, mit denen sich die Belege einfach und in ausreichender Qualität erfassen lassen. Sie werden dann direkt und medienbruchfrei in die Software übertragen. Wie beim stationären Scannen müssen Freelancer auch in diesem Fall keine Papier-Exemplare mehr aufbewahren. Zudem reduzieren sie den administrativen Aufwand.

5. Dokumente digital in der Cloud organisieren

Freelancer sollten ihre Dokumente möglichst komplett digital organisieren. Dabei nicht auf ein eigenes Dateisystem zu setzen, dessen Integrität und Funktionsweise aufwendig gewährleistet werden muss, sondern stattdessen professionelle Cloud-Software zu verwenden, hat viele Vorteile. Häufig verfügen Dokumenten-Management-Systeme aus der Cloud über nützliche Funktionen, etwa eine leistungsfähige Volltexterkennung, die Informationen automatisch ausliest und das Abtippen erspart. Zudem sind Dokumente aufgrund dessen sowie einer Klassifizierung und Vergabe von Tags einfach recherchierbar – oft über den Webbrowser geräteunabhängig, von jedem Ort der Welt. Weitere sinnvolle Funktionen sind das Protokollieren von Bearbeitungsschritten, das Gewährleisten der Unveränderbarkeit und eine rechtssichere Archivierung. Darüber hinaus können Dokumente in vielen Fällen per Mausklick oder automatisch in andere Systeme übertragen werden.

Cloud Dokumentenmanagement mit Caya

Berücksichtigen Freelancer die genannten Punkte, sind sie dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher. Denn digitale Dokumente mit der entsprechenden Datenqualität bilden eine gute Voraussetzung für eine nachfolgende automatische Weiterverarbeitung und damit eine Effizienzsteigerung der dazugehörigen Prozesse. Das Ergebnis: Die Arbeit mit den Dokumenten geht schneller vonstatten, ist weniger fehlerbehaftet und beansprucht kaum noch menschliche Ressourcen. Stets aktuelle Daten liefern optimale Entscheidungsgrundlagen und es steht mehr Zeit fürs Business zur Verfügung.

Über den Autor:

Alexander Schneekloth ist Geschäftsführer von Caya. Caya ist ein führender Digitalisierungs-Enabler für kleine und mittelständische Unternehmen. Dazu digitalisiert Caya die tägliche Briefpost seiner Kunden und bietet mit der Document Cloud ein smartes Dokumenten-Management-System an. Mit der Anbindung an mehr als 30 Lösungen, darunter Buchhaltungs- oder Projektmanagementsoftware, liefert Caya die Grundlage für automatisierte, digitale Geschäftsprozesse.

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