ERP für IT Freelancer

Wie können IT Freelancer von einer ERP Software profitieren?

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Ihren Ursprung fanden ERP-Systeme in großen produzierenden Konzernen. Von hier aus traten diese Anwendungen ihres Siegeszug durch alle Branchen und Unternehmensgrößen an. Selbst Freelancer können mittlerweile Ihren Nutzen aus diesen Anwendungen ziehen. Wie Freiberufler und Selbstständige von einer ERP-Software profitieren können, wollen wir im Folgenden einmal genauer durchleuchten. Zuvor werfen wir jedoch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, warum auch Freelancer von dieser profitieren können.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Mit der Abkürzung ERP wird das sogenannte Enterprise-Resource-Planning betitelt. Bei diesem handelt es sich um die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen, so effizient wie nur eben möglich einzusetzen. Dabei gilt es die eigenen Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren.

So muss sichergestellt werden, dass jeder Prozess zu jedem Zeitpunkt mit der richtigen Menge an Ressourcen versorgt ist und es zu keinem Zeitpunkt zu Verschwendungen oder Engpässen in der Versorgung kommt. Zu diesem Zweck werden ERP-Systeme eingesetzt. Diese bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen die Daten in einer zentralen Datenbank zusammen.

Dadurch lassen sich viele Prozesse deutlich verschlanken und effizienter gestalten. Allen Prozessen können direkt und übersichtlich die richtigen Ressourcen zugeteilt werden. So lassen sich auch zentral sämtliche Prozesse überwachen, planen und steuern. Dazu verfügt eine ERP-Software über mehrere Module.

Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. Mit diversen Funktionen erleichtert das System so alltägliche Prozesse und hilft dabei Ressourcen einzusparen. Doch wie profitiert man nun als Freelancer von derartigen Systemen? Viele wesentliche Vorteile einer ERP-Software ergeben sich aus der gemeinsamen Nutzung aller Daten.

Die Kommunikation wird verbessert und Informationen werden schneller geteilt. Diese Faktoren spielen für Freelancer eine weit weniger wichtige Rolle. Und dennoch lassen sich viele Vorteile durch die Nutzung einer ganzheitlichen ERP-Software erzielen.

Dokumentenmanagement-System (DMS)

Vor allem die Organisation der eigenen Daten und Dokumente wird mit einem integrierten DMS-Modul wesentlich einfacher. Das System archiviert und speichert sämtliche Dokumente in einer klar strukturierten Ordnerstruktur und bietet verschiedene Suchmöglichkeiten. Das kürzt diverse Prozesse enorm ab, vor allem wenn man schnellen Zugriff auf ein bestimmtes Dokument benötigt.

Dazu versieht das System jedes Dokument mit entsprechenden Metadaten und sorgt somit für eine einheitliche Datenkonsistenz. Zudem lassen sich bestimmte Dokumente automatisch in Workflows einarbeiten. Geht beispielsweise eine Mail ein, wird diese über eine entsprechende Schnittstelle zum E-Mail-Programm direkt in das System integriert und kann dort verarbeitet werden.

Auch bei der Erstellung von Dokumenten, wie beispielsweise Rechnungen hilft das DMS-Modul mit vielen Designvorlagen aus. So lassen sich Rechnungen beispielweise weitestgehend automatisch erstellen und versenden. Mit einer Verbindung zum Modul Rechnungswesen, kann die Rechnung direkt verbucht werden.

Letztlich sorgt das DMS für eine revisionssichere Ablage. Gesetzliche Vorgaben können so einfacher umgesetzt werden. Mit dieser Sicherheit im Rücken, kann sich der Freelancer deutlich entspannter auf das Wesentliche, seine Arbeit konzentrieren.

Customer-Relationship-Management (CRM)

Der Kontakt zu den eigenen Kunden ist enorm wichtig für Freiberufler. Dazu bedarf es einer geordneten Struktur, die eine CRM-Software liefern kann. Für jeden Kunden wird eine Kundenakte erstellt, in der sämtliche Daten und Kommunikationen zu diesem gespeichert werden. So hat man seine Kunden immer im Blick und kann optimal auf Anfragen reagieren.

Zudem können die Kunden in einzelne Gruppen eingeteilt werden, was vor allem bei Werbemaßnahmen hilfreich sein kann. Auch lassen sich mit dem System bestimmte Kundengruppen identifizieren. Das spart nicht nur eine Menge Zeit, sondern hilft auch dabei die Kunden besser zu betreuen und darauf kommt es heute mehr denn je an.

Rechnungswesen und Buchhaltung

Rechnungen schreiben und vorbereitende Buchhaltung sind für viele Freelancer ein Gräuel. Gleichsam sind dies enorm wichtige Aufgaben, um das eigene Geschäft am Laufen zu halten. Das System hilft beim Rechnungsschreiben, beim Buchen und bietet auch Auswertungsmöglichkeiten, sodass Investitionen besser abgeschätzt werden können usw.

Durch entsprechende Schnittstellen lassen sich alle relevanten Belege auch direkt an den Steuerberater übersenden. So wird auch an dieser Stelle bares Geld eingespart, da dieser nicht erst aufwendig die einzelnen Belege einpflegen muss.

Lagerverwaltung und Logistik

Ebenfalls interessant kann eine Lagerverwaltung für Freelancer sein. Angenommen der Freiberufler produziert in Handarbeit ein bestimmtes Produkt. Geht nun ein Auftrag ein, muss entschieden werden, ob dieser überhaupt angenommen werden kann. Dazu ist es hilfreich zu wissen, welche Materialien noch vorhanden sind und welche nachbestellt werden müssen. Ebenso muss geschaut werden, wann man über nachbestellte Waren verfügen kann, ehe man ein konkretes Lieferdatum verspricht.

Bessere Kommunikation und Organisation

All diese Faktoren lassen sich mit einer ganzheitlichen ERP-Software einfacher und schneller berücksichtigen. Selbstständige profitieren von einer ERP-Software für Freelancer vor allem im Hinblick auf die eigene Organisation und auf die Kommunikation zu den Kunden. Man arbeitet fortan nur noch mit einem System und hat alle Kanäle im Blick. Geht eine Nachricht in den Sozialen Medien ein, kann diese direkt über das System beantwortet werden.

Man muss also nicht mehr alle Kanäle einzeln im Blick behalten. So geht letztlich auch keine Anfrage mehr verloren und man spart Zeit, die man auf das eigentliche Kerngeschäft verwenden kann.

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