Buchhaltung für IT Freelancer_ Anforderungen & Vorgehensweise

Buchhaltung für IT Freelancer – Anforderungen & Vorgehensweise

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Ob Einnahmenüberschussrechnung, Mahnungen oder die Aufbewahrung von Quittungen – in der Buchführung müssen Freelancer so einiges beachten. In diesem Artikel geht es um die wichtigsten Herausforderungen für Freelancer in der Buchhaltung und welche Softwares Abhilfe schaffen.

Wo liegen in der Buchhaltung Herausforderungen für Freelancer und welche Regelungen gibt es zu beachten?

Die Buchführung stellt viele Freelancer vor Herausforderungen. Schließlich muss man all seine Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten. Geschieht dies nicht und der Selbstständige verliert die Kontrolle über seine Ausgaben, kann dies schnell zu Zahlungsunfähigkeit führen. Selbstständige sind deshalb verpflichtet aufzulisten, was sie monatlich ausgeben und wie viel Geld sie einnehmen. Eine wichtige Frage, die sich Freelancer regelmäßig stellen sollten, ist auch: „Wofür gebe ich mein Geld eigentlich aus?“ Am Ende eines Jahres überprüft man am besten noch einmal ob sich die Ausgaben auch wirklich gelohnt haben oder ob in einen anderen Businessbereich mehr Geld investiert werden sollte. Tabellen helfen beispielsweise dabei einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Darüber hinaus sind solche Tabellen bei der späteren Einnahmenüberschussrechnung hilfreich.

Ordnung ist das A & O bei der Buchhaltung! Belege und Quittungen müssen regelmäßig gesammelt, eingescannt oder abfotografiert werden, um diese anschließend zur Einnahmen- und Ausgabenliste hinzuzufügen. Diese Liste wird am besten online aufbewahrt, damit man jederzeit Zugriff darauf hat. Wenn am Ende des Jahres nicht mehr alle Belege auffindbar sind, bedeutet das eventuell einen hohen Geldverlust spätestens dann, wenn die Steuererklärung abgegeben werden muss. Das Finanzamt erstattet nur jene Beträge, für die auch wirklich ein Beleg vorliegt. Reisen, Restaurantbesuche und Materialkosten, die im Zusammenhang mit dem Business stehen, können von der Steuer abgesetzt werden! Diesen Punkt vergessen viele Freelancer häufig. Deshalb ist es umso wichtiger wirklich alle Belege aufzubewahren.

Ein entscheidender Faktor in der Buchhaltung von Freelancern ist das rechtzeitige Erstellen von rechtskonformen Rechnungen. Nach erledigter Arbeit bzw. einem abgeschlossenen Projekt, muss dem Kunden eine Rechnung inklusive aller nötigen Pflichtangaben ausgestellt werden. Nur wenn die Rechnung gültig ist, kann der Kunde bezahlen und der Freelancer kommt an sein Geld. Um zahlungsfähig zu bleiben ist das rechtzeitige Absenden von Rechnungen daher von besonderer Relevanz. In der Rechnung muss die Steuer ID und/oder Umsatzsteuer ID des Freelancers, das Leistungs- und Rechnungsdatum, die Adresse sowie der Name des Kunden, die Leistung bzw. das Produkt sowie der exakte Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer und Steuersatz enthalten sein.

Eine intuitive und intelligente Software als Stütze in der Buchhaltung

Die Buchführung kostet Freelancer häufig sehr viel Zeit – Zeit, die sie normalerweise lieber in ihre Herzensprojekte stecken wollen. Um die Buchhaltung für Selbstständige zu erleichtern, gibt es inzwischen allerdings einige Buchhaltungssoftwares. Diese nehmen dem Freelancer viel Arbeit ab und bringen mit ein paar Klicks Ordnung in das Buchhaltungs-Chaos. Darüber hinaus sind Buchhaltungssoftwares äußerst erschwinglich – im Monat kosten viele Softwares im Schnitt gerade mal zwischen 10 und 20€. Natürlich kommt es immer auf das jeweilige Paket an – manche Softwares enthalten sogar praxisnahe Fortbildungen sowie Umsatzsteuer-Navigatoren. Diese ausgereiften Softwares schlagen etwas teurer zu Buche. Die Buchhaltungssoftwares von Haufe sind auch auf die Bedürfnisse von Freelancern zugeschnitten. Ob rechtskonforme Rechnungen, Mahnungen oder Einnahmen-Ausgaben-Liste: Die smarten Buchhaltungssoftwares bieten so einiges!

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