Im IT Freelancer Alltag kann es manchmal ganz schön hektisch zugehen. So können Kleinigkeiten wie das Scannen von Verträgen, Rechnungen oder anderen Dokumenten und deren Speicherung schon mal ins Hintertreffen geraten. Wie gut, dass es hierfür eine smarte Lösung in Ihrer Hosentasche gibt!
Mit der Microsoft Scanner App Office Lens können Sie schon im Flugzeug oder in der Bahn bequem Dokumente ihrer Wahl scannen und in Pdf Dokumente umwandeln. Dank der Optischen Zeichenerkennung (zu engl. OCR= Optical Character Recognition) von Office Lens, ist es möglich die gescannten Dokumente auch als Word- oder Power Point Dokument zu speichern. Hierfür müssen Sie sich allerdings mit Ihrem Microsoft Account anmelden.
Inhaltsverzeichnis
Optische Zeichenerkennung (OCF)
Die Optische Zeichenerkennung von Office Lens funktionierte in den Testdurchläufen des IT Freelancer Magazins besonders gut bei Fließtexten. Hier konnten die mit der Scanner App gescannten Dokumente fehlerlos in einen Fließtext ins Word Format umgewandelt werden. An seine Grenzen stößt der OCR Scanner bei Schriftstücken mit komplizierten Tabellen und Graphiken mit Text oder einer schlechten Qualität des gescannten Dokuments.
Visitenkarten Scannen mit Office Lens
Sie können mit Office Lens die Visitenkarten neuer Kontakte sofort einscannen und erhalten sowohl den Scan, als auch eine Kontaktdatei (.vcf).
So können Sie die Kontaktdaten automatisch in den Kontaktspeicher ihres Smartphones übernehmen. Nahezu fehlerlos wandelt Office Lens die Visitenkarten mit einer einfachen Schriftart in die Kontaktdatei um.
Je ausgefallener die Schriftart und die Anordnung der Kontaktdaten ist, desto höher ist die Fehleranfälligkeit der Scanner App bei der Erstellung der VCF- Datei und es muss ggf. nachkorrigiert werden.
Verwendung von Office Lens
Nach dem Starten der Scanner App öffnet sich automatisch die Kamera Ihres Smartphones. Für den anschließenden Scan haben Sie die Wahl zwischen vier verschiedenen Modi, je nachdem was für eine Art Dokument Sie gerade scannen möchten: Whiteboard, Dokument, Visitenkarte und Foto
Während Sie das Dokument aufnehmen erkennt der Pdf Scanner die Ränder des Dokuments und schneidet dieses automatisch auf die richtige Größe zu. Nachdem Sie den ersten Scan vorgenommen haben, können Sie Ihrem Dokument noch weitere gescannte Seiten hinzufügen. Im nächsten Schritt können Sie dem Dokument den richtigen Titel geben und das gewünschte Speicherformat festlegen.
Die Office Lens Pdf Dateien können Sie dann bequem per E-Mail an ihren Auftraggeber oder Partner versenden und diese dann später auf ihrem Arbeitsgerät ablegen.
Alternative zu Office Lens
Eine indirekte Alternative für Office Lens als Scanner App stellt Adobe Scan dar, welche zwar eine vergleichbare Qualität bei den Pdf und Visitenkarten Scans aufweist, jedoch nicht mit einer Funktion für die direkte Umwandlung des Scans in Word oder Power Point Formate punkten kann.
Office Lens- Pdf Scanner App für Android / Apple herunterladen
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