7 Tipps, wie Sie mit offenen Forderungen umgehen sollten

[Sponsored Post]
Wenn die Leistung bereits erbracht ist, aber der Kunde nicht zahlt, drückt das schnell auf die Liquidität eines Unternehmens. So unterschiedlich die Gründe eines fehlenden Geldeingangs auch sein mögen: In jedem Fall ist nun Geschick und Feingefühl gefragt.
Wie Sie am besten mit offenen Forderungen umgehen können und mit welchen Mitteln Sie das Risiko eines Zahlungsausfalles schon von vorherein mindern, erfahren Sie in diesem Beitrag der aifinyo AG.
1. Vorab: Prüfen Sie die Bonität Ihrer Kunden!
Um sicherzustellen, dass Ihr Kunde zahlungsfähig ist, sollten Sie vor jedem Vertragsabschluss die Bonität Ihrer Kunden prüfen. Angaben, beispielsweise vom Handelsregister oder der SCHUFA, bekommen Sie teilweise kostenlos oder gegen eine geringe Gebühr.
2. Achten Sie auf eine richtige Rechnungserstellung!
Sie haben Ihre vereinbarte Leistung erbracht und die Abnahme ist erfolgt? Dann sollten Sie zeitnah Ihre Rechnung stellen. Achten Sie unbedingt auf eine genaue und vollständige Aufzählung der erbrachten Leistungen und berechnen Sie die vereinbarten Preise. Werfen Sie auch ein Auge auf eine korrekte Angabe der Zahlungsziele. Die Forderung muss prüffähig sein, denn jeder Fehler kann dazu genutzt werden, die Zahlung aufzuschieben.
Ein weiterer Tipp: Formulieren Sie das Zahlungsziel stets ganz genau. So stärken Sie die Zahlungsmoral der Kunden. Denn diese haben nun eine Frist vor Augen, die sie nicht einfach wegdiskutieren können. Je nach Branche ist ein Zahlungsziel von 10 bis 14 Tagen auf der Rechnung üblich. Es wird empfohlen, ein konkretes Datum (z.B. „zahlbar bis zum 15.1.2020“) und keine Zeitspanne zu nennen. So lassen Sie Ihren Kunden keinen Spielraum für Interpretationen.
3. Nutzen Sie Factoring als alternative Finanzierungslösung!
Finanzierung Ihrer offenen Forderungen, Ausfallschutz und das komplette Debitorenmanagement – Factoring ist das Wundermittel gegen Forderungsausfall. Das Rundum-sorglos-Paket ermöglicht kleinen und mittelständischen Unternehmen, sich voll und ganz auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren.
Das Factoringunternehmen zahlt dabei Ihre offenen Forderungen innerhalb kürzester Zeit aus und sichert Ihre Rechnungen gegen möglichen Ausfall. Im Falle eines Zahlungsausfalls durch den Schuldner, sind Sie damit vor möglichen negativen Folgen geschützt.
Wichtig: Ein Factoringunternehmen finanziert in den meisten Fällen nur Rechnungen vor, welche das Zahlungsziel noch nicht überschritten haben. Nutzen Sie diese Möglichkeit der Finanzierung also am besten gleich nach Rechnungstellung.
4. Für Händler: Schützen Sie Ihre Waren mit einer Warenkreditversicherung (WKV)
Der sicherste Weg, sich vor Forderungsausfall zu schützen, ist der vorherige Abschluss einer Warenkreditversicherung (Delkredere-Versicherung oder auch Forderungsausfallversicherung). Wie der Name schon vermuten lässt, ist der Ausfall von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Gegenstand des Versicherungsschutzes. So können Sie mögliche Zahlungsausfälle versichern und die Gefahr einer Existenzgefährdung mindern.
Bei einer einzelnen WKV erfolgt die Regulierung nach festgelegten Fristen und Mahnstufen, was mehrere Monate dauern kann. Im Schadensfall hat der Unternehmer der Versicherung das fristgerechte Mahnwesen und die Einhaltung der Melde- und Obliegenheitspflichten nachzuweisen.
5. Ist es dann doch zu spät: Führen Sie das Mahnwesen konsequent durch!
Nach der Kontrolle der Zahlungsstelle merken Sie, dass Ihr Kunde im Verzug ist, obwohl Sie ein klares Zahlungsziel vereinbart haben? In dieser Situation sollten Sie konsequent mahnen. Achten Sie dabei unbedingt auf eine sachliche Formulierung.
Nutzen Sie Werkzeuge zur Bekämpfung von Zahlungsverzug weise, denn der Kunde ist immer noch König. Ein freundlicher Zahlungshinweis in der ersten Mahnung, ohne monetäre Folgen (Verzugszinsen, Mahnpauschale), bewirkt oft Wunder.
Zusatztipp: Wenn nach der ersten Mahnung keine Reaktion erfolgt, sollten Sie den Fall an ein geschultes Inkasso-Team übergeben. Externe Mittler haben meist einen positiven Einfluss auf die Zahlungsmoral der Schuldner und können Ihr Geld damit schneller eintreiben.
6. Der Ton macht die Musik!
Gehen Sie nicht zu früh auf Konfrontationskurs mit dem Schuldner. Zwar sind Ihre Forderungen berechtigt, aber oft ist es zielführender, eine außergerichtliche Einigung anzustreben. Meist lassen sich Lösungen, wie Ratenvereinbarungen oder Stundungen, finden, mit denen beide Seiten zufrieden sind.
Das Verhältnis zwischen Gläubiger und Schuldner kann so gewahrt werden und einer Fortsetzung der Geschäftsbeziehung steht nichts im Wege.
7. Suchen Sie sich externe Unterstützung!
Wer den richtigen Umgang mit dem Mahnwesen anwenden will, braucht Erfahrung und ein gutes Fingerspitzengefühl. Wenn das Wissen aber fehlt, ist es sinnvoll, sich professionelle Unterstützung zu suchen und das Mahnwesen auszulagern.
Die aifinyo AG ist Ihr professioneller Partner in den Bereichen Factoring, Finetrading, Leasing und Inkasso. Lassen Sie sich von unserem Expertenteam beraten und profitieren Sie so von schneller Liquidität. Sie können sich weiter auf Ihr Kerngeschäft fokussieren und Ihr Unternehmen zum Erfolg führen.