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Kann ein Compliance-System die Risiken der Scheinselbstständigkeit vermeiden?
Das Risiko Scheinselbstständigkeit
Das Risiko Scheinselbstständigkeit ist für alle Unternehmen, die Selbständige beauftragen, nach wie vor eines der gravierendsten Probleme. Dabei zeigt meine Erfahrung, dass viele Unternehmen in diesem Zusammenhang häufig unzulänglich beraten sind und dabei zudem die Bereiche Scheinselbstständigkeit, Rentenversicherungspflicht und Arbeitnehmerüberlassung in vielen Fällen miteinander in unzulässiger Weise vermischt werden. Dies führt in der Regel zu falschen Ergebnissen und damit verbundenen falschen Konsequenzen: Sei es, dass ein Auftragsverhältnis unnötigerweise abrupt beendet wird, sei es das aufwändige Vorkehrungen getroffen werden, die gegen Scheinselbstständigkeit schützen sollen, aber außer der Tatsache, dass diese Maßnahmen häufig sowohl teuer als auch wenig projektförderlich sind, letztlich wirkungslos bleiben oder sei es, dass zwar das Thema Scheinselbstständigkeit in irgendeiner Form „bearbeitet“ wird, dies aber – auch aufgrund der oben genannten häufig unzutreffenden rechtlichen Annahmen – sogar kontraproduktiv ist und für das Unternehmen dann sogar noch schädlichere Auswirkungen haben können.
Somit stellt sich sowohl für Unternehmen als auch Selbständige die Frage, in welcher Form eine Zusammenarbeit mit möglichst geringem Risiko vertretbar ist.
Ein unternehmensinternes Compliance-System
Ein unternehmensinternes Compliance-System kann hierauf die Antwort sein, welches die relevanten Risikomerkmale erfasst, bewertet und dokumentiert und die Ergebnisse konsequent umsetzt. Weiterhin sind die rechtlichen Grundlagen zu formulieren, die praktische Umsetzung zu beachten und in angepassten zeitlichen Abständigen zu überprüfen. Schließlich ist auch die Außendarstellung des Unternehmens zu prüfen, sofern sich hieraus Rückschlüsse auf die Zusammenarbeit mit Selbständigen ableiten lassen.
Alles in allem stellt damit ein derartiges Compliance-System ein „Gesamtpaket“ dar, dass das Risiko Scheinselbständigkeit aber gleichzeitig auch die anderen beiden daneben stehenden Risiken der Rentenversicherungspflicht und der (unerlaubten) Arbeitnehmerüberlassung umfasst und regelt und damit den Unternehmen und ihren verantwortlich Handelnden wie Geschäftsführern, Vorständen oder Inhabern hilft, sich im Falle einer behördlichen Überprüfung bestmöglich verteidigen zu können und damit sowohl (Nach)Zahlungen des Unternehmens als auch persönliche strafrechtliche Folgen zu vermeiden.
Eine individuelle Analyse
Eine individuelle Analyse sollte am Beginn der Entwicklung eines unternehmensinternen Compliance-Systems stehen. Da die Verjährungsfrist für die Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen 4 Jahre beträgt, ist daher zunächst dieser Zeitraum zu untersuchen. Es sollte eine Übersicht erstellt werden welche Selbständigen in welchem Umfang und aufgrund welcher Aufträge tätig waren bzw. es noch sind. Erfasst werden sollten auch Parameter wie beispielsweise der Ort der Leistungserbringung (beim (End-)Kunden, im Unternehmen oder Home-Office) und deren jeweiligen zeitlichen Anteile sowie die Rechtsform (Einzelunternehmen, GbR, Ein-Personen-GmbH oder UG etc.).
Wichtig ist auch der Umstand, ob der Selbständige direkt beauftragt wird oder ob dies über ein anderes Unternehmen wie z.B. eine Unternehmensberatung erfolgt. Ist letzteres der Fall, verlagert sich zwar das Risiko eventueller Nachzahlungen auf dieses Unternehmen – aufgrund des davon unabhängig bestehenden Risikos der (unerlaubten) Arbeitnehmerüberlassung und den strafrechtlichen Aspekten macht dies ein unternehmensinternen Compliance-System jedoch keineswegs überflüssig.
Und selbstverständlich sollten alle abgeschlossenen Verträge und sonstigen Vereinbarungen geprüft werden.
Die rechtlichen Grundlagen der Zusammenarbeit
Die rechtlichen Grundlagen der Zusammenarbeit zwischen den Unternehmen und den Selbständigen stellen einen weiteren wichtigen Baustein des Compliance-Systems dar. Hier sollte nicht – wie allgemein üblich – mit Verträgen, wie Gesamtvertrag oder Rahmen- und Einzelvertrag gearbeitet werden. Vielmehr hat sich hier nach meiner Erfahrung der Einsatz von AGB und Bestellung/Angebot bewährt.
Dies ist zum einen bereits formal deutlich weiter von einem möglichen sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigungsverhältnis bzw. Arbeitsverhältnis entfernt. Und auch die praktische Handhabung ist für alle Beteiligten erheblich weniger aufwändig und deutlich transparenter. Selbstverständlich müssen die AGB den tatsächlichen Bedingungen entsprechen und sollten keine missverständlichen Formulierungen enthalten.
Das Scoring-System
Das tabellarische und damit sehr schnell überschaubare Scoring-System hilft Risiken möglichst früh zu erkennen und ihnen angemessen zu begegnen. Gerade wenn häufiger Selbständige beauftragt werden, kann damit auch von rechtlich nicht vorgebildeten Mitarbeitern des beauftragenden Unternehmens eine erste Einschätzung vorgenommen werden. Weiterhin stellt das Scoring-System und deren Ergebnisse auch für den (später) hinzugezogenen rechtlichen Berater ein wertvolles Instrument der Risiko-Analyse dar.
Das Scoring-System sollte vor jeder Beauftragung eines Selbständigen eingesetzt werden und – je nach Dauer der Zusammenarbeit – wiederholt zur Anwendung kommen, da viele Parameter wie beispielsweise die Anzahl der Auftraggeber des Selbständigen, die Tätigkeitsumstände beim (End-)Kunden oder die persönlichen Merkmale des Selbständigen im Laufe der Zeit häufig einem Wandel unterliegen
Zwar sollte eine abschließende Beurteilung nie allein auf Basis des Scoring-Systems erfolgen. Es stellt jedoch ein hilfreiches Werkzeug dar, welches die Gesamtbewertung erleichtert und zudem Hinweise auf kritische Aspekte liefert, die auch über den Einzelfall hinausgehen und zu grundsätzlichen risikomindernden Veränderungen führen können.
Die Leitlinien der Tätigkeit Selbständiger
Die Leitlinien der Tätigkeit Selbständiger sollten keine mehr oder minder willkürlich „zusammengewürfelte“ Checklisten sein! Diese nützen praktisch nichts, da sie in der Regel lediglich eine Auflistung mehrerer für oder gegen die Selbständigkeit sprechender Kriterien sind. Da es aber einerseits eine (fast) unbegrenzte Anzahl von Kriterien gibt und es andererseits evident wichtig ist, die einzelnen Kriterien zu gewichten, werden pauschale Checklisten, deren Merkmale zudem häufig unsauber formuliert sind, einer sachgerechten Bewertung der Tätigkeit eines Selbständigen nicht gerecht; sie vermitteln eher eine gefährliche Scheinsicherheit, was sich im Rahmen einer späteren Überprüfung bitter rächen kann.
Die Planung und Umsetzung eines Compliance-Systems
Die Planung und Umsetzung eines Compliance-Systems ist ein wirksames Mittel, dem Risiko der Scheinselbständigkeit zu begegnen. Dabei ist wichtig, das System nicht nur zu installieren, sondern auch „zu leben“. Darauf sollten alle mit der Zusammenarbeit mit Selbständigen befassten Mitarbeiter des Unternehmens „geeicht“ werden, wozu als Einstieg und quasi „Initialzündung“ meiner Erfahrung nach ein Workshop mit den Beteiligten sehr gut geeignet ist.
Schließlich sollte neben der konsequenten Anwendung des Compliance-Systems, die im Einzelfall selbstverständlich auch zu einer „Nicht“-Beauftragung führen kann – die Dokumentation gepflegt werden. Dies ist gerade unter dem Aspekt möglicher strafrechtlicher Vorwürfe von großer Bedeutung. Zudem stellt dies ein probates Mittel zur Abwehr der ‑ wenngleich tatsächlich selten relevanten ‑ 30jährigen Verjährung bezüglich der Nachzahlung von Sozialversicherungsbeträgen dar.
Somit kann die im Titel gestellte Frage „Kann ein Compliance-System die Risiken der Scheinselbstständigkeit vermeiden?“ unter Berücksichtigung der oben beschriebenen Elemente eines solchen System grundsätzlich mit „Ja“ beantwortet werden.
© 15.08.2018| Dr. Grunewald| Bremen| www.dr-grunewald.de
Dieser Artikel ist zuerst im Fachblog von Dr. Grunewald in KW 32 2018 erschienen.
