Viele Freelancer kennen diese Situation: Sie erbringen ihre Leistung, schreiben eine Rechnung – und warten wochenlang auf den Zahlungseingang.
Gerade junge Unternehmer sind aber darauf angewiesen, dass ihre Kunden schnell und pünktlich bezahlen – schließlich müssen sie für ihre anfallenden Ausgaben aufkommen. Folgende sieben Hinweise tragen zu einem schnelleren Zahlungseingang bei:
- Einwandfreie Rechnungen schreiben
Das oberste Prinzip bei der Rechnungsstellung lautet: Rechtlich einwandfreie Rechnungen schreiben. Denn Kunden benötigen für ihre Buchhaltung eine korrekte Rechnung – und bezahlen erst, wenn sie diese auch erhalten haben.
Unternehmer sollten also darauf achten, dass alle wichtigen Rechnungsangaben enthalten sind – und sorgen so dafür, dass auch der Zahlungsprozess schneller abgewickelt wird:
- Name und Adresse des leistenden Unternehmers
- Steuernummer des leistenden Unternehmers
- Name und Adresse des Leistungsempfängers
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungs-, oder Lieferdatum
- Angaben zum Produkt / zur Dienstleistung
- Nettopreis, Umsatzsteuer-Satz und Bruttopreis
- Wichtige Kontakt- und Zahlungsdaten angeben
Die oben genannten acht Rechnungsinhalte zählen zu den Mindestanforderungen einer Rechnung. Es macht aber durchaus Sinn, weitere freiwillige Angaben zu machen. Dazu zählen vor allem Kontakt- und Zahlungsinformationen wie
- Telefonnummer
- Email-Adresse
- Bankverbindung
Kunden zahlen schneller, wenn die Bankverbindung direkt auf der Rechnung angegeben ist und sie sich nicht erst noch mühsam durch das Impressum auf der Website klicken müssen.
Und wer bei Fragen zu Rechnung auch gleich zum Telefonhörer greifen kann, ist weniger in Versuchung, die Rechnung erstmal auf den Ablagestapel für “spätere Rückfragen” zu legen.
- Mit Zahlungsfristen Verbindlichkeit schaffen
Den Zahlungsvorgang beschleunigen kann auch die Angabe einer Zahlungsfrist. Beim Rechnungen schreiben sollten Unternehmer also darauf achten, ein genaues Datum zur Fälligkeit der Rechnung anzugeben.
Prinzipiell ist eine Rechnung zwar sofort fällig. Zahlungsfristen zeigen aber nicht nur Kulanz, sondern schaffen auch Verbindlichkeit. Mit einer Zahlungsfrist erhält eine Rechnung mehr Gewicht – und wird schneller bezahlt.
- Direkte Online-Zahlung anbieten
Wichtig ist außerdem die Angabe von Zahlungsoptionen. Die beliebtesten Zahlungsarten der Deutschen sind:
- Kreditkarte
- Kauf per Rechnung
- Vorauskasse / Nachnahme
- Lastschrift
- PayPal
Wer regelmäßig Rechnungen schreiben muss, sollte darauf achten, direkte Online-Zahlungsoptionen wie PayPal anzubieten. Der Kunde kann die Rechnung dann einfach per Mausklick begleichen – und hat weniger Aufwand. Erfahrungen zeigen, dass Rechnungen mit Online-Zahlung um bis zu 10% schneller beglichen werden.
- Professionelles Rechnungsdesign verwenden
Neben den Inhalten der Rechnung ist auch das Rechnungsdesign ein wichtiger Faktor. Eine Rechnung mit durchdachtem Design, Logo und klarer Struktur wirkt professionell und seriös.
Eine schlampig gestaltete oder fehlerhafte Rechnung hingegen schreckt ab – und landet im schlimmsten Fall im Mülleimer, vor allem wenn der Kunde nicht erkennen kann, wer sie ausgestellt hat.
- Rechnungen schnell per Email versenden
Ist die Rechnung fertiggestellt, muss sie in einem nächsten Schritt versendet werden. Viele Unternehmer drucken ihre Rechnungen auch heute noch aus und versenden sie per Post.
Seit der Neufassung von § 14 UStG (1) am 1.7.2011 dürfen Rechnungen jedoch auch elektronisch versendet werden – und dies ist im Regelfall schneller, kostengünstiger und weniger aufwendig. Per Mausklick landet die Rechnung innerhalb weniger Sekunden im E-Mail Postfach des Kunden – der Kunde kann daher die Rechnung im Schnitt 2-3 Tage schneller bezahlen als beim Rechnungsversand per Post.“
- Rechtzeitig Zahlungserinnerungen schreiben
Leider sind nicht alle Kunden immer verlässlich. Und auch unbeabsichtigt kann es passieren, dass eine Rechnung trotz aller – bisher angeführten – Maßnahmen in Vergessenheit gerät.
Aus diesem Grund ist es wichtig, als Unternehmer immer einen Überblick über alle offenen Rechnungen zu behalten. Denn nur dadurch kann rechtzeitig mit einer Zahlungserinnerung oder Mahnung reagiert werden.
Wer regelmäßig – am besten wöchentlich – alle Zahlungseingänge abgleicht, kann seine Kunden an überfällige Rechnungen erinnern – und so für eine schnellere Bezahlung sorgen.
