5 Praktiker-Tipps zur Automatisierung der Freelancer-Buchhaltung

und wie Sie den monatlichen Aufwand der ungeliebten UStVA mit diesen Tipps von etwa 4 Stunden auf 30 Minuten senken…
Als studierter Informatiker (33) bin ich im Bereich von Katalogsystemen für den indirekten Einkauf (E-Procurement) eingestiegen und habe mich bereits nach dem Studium selbstständig gemacht. Nach und nach weitete sich meine Tätigkeit in über 15 E-Procurement Projekten auf die Automatisierung aller Procure to Pay (P2P) Prozesse der gesamten Einkaufskette und somit auch auf das E-Invoicing hinaus: Bei Konzernen erfolgt eine automatische Prüfung von Rechnungen hinsichtlich der getätigten Bestellung und auch der eingegangenen Waren typischerweise mit Anbindung an ein SAP System. Gibt es keine Beanstandungen, wird automatisiert gezahlt und die notwendigen Informationen gehen unmittelbar in die Buchhaltung ein. Das spart nicht nur im ersten Augenblick Zeit, sondern erhöht auch die Verlässlichkeit und Sicherheit des Systems und verhindert dadurch kostspielige und zeitaufwändige Nachforschungen im Nachgang. Dabei können auch vermeintlich kleine Änderungen spürbare Verbesserungen mit sich bringen, sodass Unternehmen mittlerweile die no-touch-rate und ähnliche Kennzahlen als Schlüsselfaktoren (KPI) betrachten und optimieren.
Nun stehe ich kurz vor meinem 10-jährigen Jubiläum als Freiberufler und blicke auf meine eigenen Optimierungsmaßnahmen zurück. Denn jeden Freiberufler begleitet die Bürokratie, genauso wie auch die Konzerne (Belege sammeln, Buchhaltung, Steuererklärungen). Vor meinem beruflichen Hintergrund ärgerte mich der hohe manuelle Aufwand bei meiner eigenen Buchhaltung schon länger: Während ich in meinem Job bei größeren Unternehmen trotz deutlich größerer Komplexität diese Prozesse weitgehend automatisiere, musste ich für meine eigene, deutlich einfachere Buchführung noch alles von Hand erledigen und Papierbelege in Ordnern sortieren. Dazu kam noch, dass jeden Monat vor dem 10. mehrere Rückfragen vom Steuerbüro vorprogrammiert waren. Mal lag es daran, dass ich etwas beim Kopieren vergessen habe oder der Mitarbeiter beim Steuerbüro den benötigten Beleg in den Unterlagen nicht wiederfinden konnte oder ich meine Verträge erst nach längerer Suche wiederfand oder… die Gründe waren vielzählig und sind vielen Selbständigen sicherlich selbst bereits begegnet.
Konkret hat der ungeliebte Serientermin zu Beginn jeden Monats wie folgt ausgesehen:

• Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge prüfen, Mahnungen schreiben (1h)
• Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen als PDF speichern, Zahlungsausgänge prüfen und Belege sammeln (2h)
  • Bewirtungsbelege
  • Büromaterial Rechnungen bei Amazon zusammensuchen
  • Handy, Internet Rechnung herunterladen
  • Bahn Rechnungen, Tankrechnungen, Hotelrechnungen, Parkgebühren, Taxi
• Fahrtenbuch und Verpflegungspauschalen als Dokument pflegen (0,5h)
• E-Mail an Steuerberater aufsetzen (0,5h)
  • Alle Dateien anhängen
  • Rückfragen und vergessene Belege nachliefern

Das änderte sich erst grundlegend, als ich einen neuen Steuerberater aufsuchte, der mir bei meinem Automatisierungswunsch entgegenkam. Dort stellte man mir deren Online-Portal sowie einen externen Online-Datencrawler vor. Und so begann die fast vollständige Automatisierung meiner eigenen Buchführung im Januar 2018.

Tipp 1: Nutzen Sie einen Datencrawler – in meinem Fall GetMyInvoices (GMI):

Das Prinzip des Crawlers ist so simpel wie hilfreich. Er bietet zunächst die Möglichkeit von mir genutzte Online-Portale (bspw. Bahn.de, HRS, Booking.com, Amazon, Telekom, Vodafone usw.) zu hinterlegen und holt und sammelt anschließend im regelmäßigen Turnus die Rechnungen bzw. Belege aus diesen Portalen. Kommen Rechnungen nicht per Portal, sondern per Mail, leite ich diese nach kurzer Sichtung und Prüfung an eine individuell durch GMI an mich vergebene Sammeladresse weiter und der Datencrawler exportiert anschließend die Rechnungsanhänge. Es handelt sich dabei sicherlich um keine so maßgeschneiderte Lösung wie in großen Unternehmen, aber allein der Einsatz dieses Tools spart mir Monat für Monat mehrere Stunden. GMI ist meines Wissens nicht der einzige oder gar beste Anbieter derartiger Lösungen, sondern war letztlich schlicht das, was mein Steuerberater als funktional kannte.

Tipp 2: Suchen Sie nach Steuerberatern mit Online-Portal und Foto-App sowie den notwendigen Schnittstellen zu Ihren verwendeten Tools

Wirklich praktisch wird der Datencrawler in Kombination mit dem Online-Portal meines Steuerbüros. Bei dem Portal handelt es sich neben anderen Funktionen primär um eine Informations-Drehscheibe, worüber Belegaustausch, aber auch die Kommunikation mit dem Steuerbüro erfolgt. Das Portal bietet außerdem noch weitere Vorzüge wie To-Do-Listen und Erinnerungsservices, was dazu beiträgt weniger Gedanken auf die Buchhaltung verschwenden zu müssen.
Die Synergie liegt nun aber darin, dass vom GMI die Rechnungen per Schnittstelle (API) automatisiert ins Portal gespielt werden und somit meinem Steuerberater unmittelbar vorliegen. Ausgehende Rechnungen verschicke ich per Mail, die dann per CC an die Datencrawler-Mail gehen und damit per API ebenfalls im Online Portal landen. Bin ich unterwegs, kann ich via der bereitgestellten App z.B. Quittungen oder Verträge kurzer Hand fotografieren und damit samt Kommentar/Beschreibung zur Verfügung stellen. Bewirtungsbelege beispielsweise fülle ich noch an Ort und Stelle aus, fotografiere Sie kurz ab. Nach dem Upload wandern die dann im Büro nur noch in einem Sammelordner oder -karton. Meine Verträge wandern ebenfalls ins Portal und anschließend (ohne große Sortierung) in einen Ordner.
Neben einem schnellen Erfassungsprozess habe ich dadurch auch sämtliche relevanten Informationen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge etc.) inkl. Volltext-Suche an einem Ort und kann auch mobil jederzeit auf meine Unterlagen zugreifen.
Die Zahlungen zu meinen Rechnungen und Belegen gleiche ich dann im Rahmen meines üblichen, tägliche Onlinebankings ab (siehe dazu Tipp 4). Geht meine Ausgangsrechnung raus, bleibt somit lediglich die Kontrolle des Zahlungseingangs. Bei Eingangsrechnungen bleibt nahezu kein Nachlauf mehr, bis auf die gelegentliche Nachfrage zur beruflichen Nutzung vom Steuerbüro.
Kleine Erkenntnis am Rande: Erst so fiel mir auf, dass der 1-Click-Kauf bei Amazon, was meine betrieblichen Bestellungen anging, bisher nie wirklich ein 1-Click war – bis jetzt.

Tipp 3: Nutzen Sie bei Ihren Auftraggebern ein Gutschriftverfahren anstatt selbst Rechnungen zu schreiben – müssen doch mal Rechnungen geschrieben werden, verwenden Sie Tools mit Schnittstelle zum Steuerberater

Mittlerweile haben viele Vermittler-Firmen wie in meinem Fall Hays oder Krongaard ihre Geschäftsprozesse auf das schlankere Gutschriftsverfahren umgestellt. Dies bedeutet, dass man statt einer monatlichen Rechnung lediglich eine Leistungserfassung einreicht. Man reicht also mittlerweile nicht mehr seinen genehmigten Stundenzettel in Papierform ein, sondern erfasst seine Leistung direkt im System des Kunden oder – je nach eingesetzter Technologie – direkt im Leistungserfassungssystem des Vermittlers (Hays MyTime). Sollte das jedoch mal nicht angeboten werden, kann man auf Tools wie beispielsweise FastBill zurückgreifen, die eine einfache Erstellung einer Rechnung und einen unkomplizierten Export der Ausgangsrechnung an den Steuerberater ermöglichen.

Tipp 4: Bank-Kontozugriff durch Steuerberater zulassen und/oder Kontoumsätze elektronisch bereitstellen

Den Bereich sowohl der Rechnungsein- als auch der Rechnungsausgänge konnten wir so weitest gehend abdecken. Blieben noch die Kontoauszüge: Obwohl bei mir alles per Online-Banking läuft, war es bisher zumindest notwendig, meine sämtlichen Bankumsätze entweder manuell herunterzuladen und zu senden oder sogar noch als klassische Kontoauszüge in Papierform einzureichen. Durch entsprechende Zugriffsrechte meines Steuerberaters gehört dies nun ebenfalls der Vergangenheit an: Sowohl Bank- als auch PayPal-Umsätze können im Hintergrund ohne mein Zutun abgerufen werden. Es müssen also keine Kontoauszüge mehr heruntergeladen und über E-Mails verschickt werden. Lediglich im Fall von Kreditkarten-Abrechnungen sind wir noch bei Excel-basierten, elektronischen Kontoauszügen, die ich monatlich manuell bereitstelle. Hoffentlich ist das jedoch ebenfalls bald Geschichte.

Tipp 5: Bei Nutzung eines eigenen Pkw: Verwenden Sie intuitive, aber verlässliche elektronische Fahrtenbücher (ggf. mit Schnittstelle zum Steuerbüro)

Dies ist eher ein Tipp zur Steuerersparnis, aber nach kurzer Gewöhnung auch eine gute Datenbasis. Denn hier hilft die Erfassung bei der Ermittlung der Verpflegungspauschalen. Früher habe ich die 1%-Regelung genutzt, aber deutlich mehr Zeit mit der Ermittlung der Verpflegungspauschalen verbracht. Bei Verwendung guter Tools (ich nutze z.B. Vimcar) konnte ich mit geringem Erfassungsaufwand bares Geld und im Nachgang eben auch Zeit sparen.
Unter Berücksichtigung aller 5 Tipps konnten wir bisher folgende Tätigkeiten streichen:

• Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge prüfen, Mahnungen schreiben (1h – neu: 15min)
• Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen als PDF speichern, Zahlungsausgänge prüfen und Belege sammeln (2h)
  • Bewirtungsbelege
  • Büromaterial Rechnungen bei Amazon zusammensuchen
  • Handy, Internet Rechnung herunterladen
  • Bahn Rechnungen, Tankrechnungen, Hotelrechnungen, Parkgebühren, Taxi
• Fahrtenbuch und Verpflegungspauschalen als Dokument pflegen (0,5h – neu: 15min)
• E-Mail an Steuerberater aufsetzen (0,5h)
  • Alle Dateien anhängen
  • Rückfragen und vergessene Belege nachliefern

Derzeit suchen wir noch nach Lösungen für die anfallenden Reisekosten und Verpflegungspauschalen. Ideen oder Anregungen sind stets willkommen!
Bei Interesse an meinem Steuerberater: www.dkl-stb.de / Bei Interesse am Datencrawler: www.getmyinvoices.com / Ich bekomme keine Provision oder andere Vorteile und habe auch keine Affiliate-ähnliche Beziehung zu den genannten Dienstleistern.