Scheinselbständigkeit vermeiden: So minimieren Sie rechtliche Risiken als Freelancer

Bei über der Hälfte (59%) der IT-Freelancer hat die Rechtsunsicherheit in Deutschland schon zu vorzeitigem Projektabbruch geführt. Das ergab eine Umfrage des VGSD im Jahr 2019. Auch Zahlen von IDG-Research aus 2021 bestätigen diese Einschätzung: Mit einer Nennung von 57% benannten befragte IT-Freelancer den Aspekt „rechtliche Vorschriften, Regelungen und Rechtsunsicherheit (z.B. zur Scheinselbständigkeit)“ als größte Herausforderung bei Beauftragungen.

Viele Unternehmen bauen gern auf die Beauftragung von externem IT-Fachpersonal: So lassen sich Auftragsspitzen für die langfristig keine eigenen Ressourcen vorhanden sind, “fremdvergeben“ oder externes Know-how einkaufen, um dem steigenden Wettbewerb in vielen Branchen standzuhalten. Daraus ergibt sich im Normalfall eine echte Win-Win-Situation.

Leider schwebt jedoch auch immer das Damoklesschwert der Scheinselbständigkeit über einem solchen Konstrukt. Die möglichen Folgen? Sowohl für die Auftraggeberseite wie auch für betroffene IT-Freelancer schwer kalkulierbar.

Doch wie kann ich als IT-Freelancer vermeiden, dass ich mit meinem Auftraggeber in die „Falle Scheinselbständigkeit“ stolpere? Welche Kriterien und Indizien sind relevant und auf welche Aspekte sollte ich im Projektalltag achten?

Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Fakten, neueste Entwicklungen und Best Practices, um rechtliche Risiken strukturiert zu vermeiden.

Was ist Scheinselbständigkeit?

Selbständige erbringen Leistungen üblicherweise als selbständige Dienst- oder Werkverträge in Abhängigkeit davon, ob eine selbständige Dienstleistung oder eine Werkleistung, also ein Ergebnis, geschuldet wird. In diesen Konstruktionen werden keine Sozialversicherungsbeiträge abgeführt, sondern Umsatzsteuer gezahlt. Wichtig ist hierbei vor allem, dass die Dienst- oder Werkleistungen selbständig erbracht werden. Gehen Auftraggeber und Auftragnehmer hiervon aus, stellt sich allerdings im Projektverlauf heraus, dass es sich um eine abhängige Beschäftigung bzw. Arbeitnehmertätigkeit handelt, liegt eine sog. „Scheinselbständigkeit“ vor, wenn es sich um eine Zwei-Parteien-Konstellation handelt.

Wann besteht die Gefahr einer Scheinselbständigkeit?

Bei der Fragestellung nach der „Gefahr einer Scheinselbständigkeit“ geht es stets darum, ob Dienstleistungen oder Werkleistungen selbständig erbracht werden, oder ob vermeintlich selbständige Leistungen in der Praxis einer Arbeitnehmertätigkeit entsprechen.

Die Gefahr einer Scheinselbständigkeit, ist stets im Einzelfall an einer Gesamtschau von Kriterien zu beurteilen. Diese müssen bezogen auf die jeweilige Leistung überwiegend erfüllt sein, um die Gefahr einer Scheinselbständigkeit zu vermeiden. Hierbei sind insbesondere die nachfolgenden Fragestellungen mitentscheidend:

• Wird die Leistung auf Basis einer vertraglich vereinbarten, abgegrenzten und eigenständigen Leistungsbeschreibung erbracht und unterliegt keinen schleichenden Änderungen?
• Kann die Leistung weisungsfrei erbracht werden?
• Ist der externe Projektmitarbeiter nicht in die Arbeitsorganisation des Kunden integriert?

Bei der Bewertung der Gefahr einer Scheinselbständigkeit, ist jedoch nicht nur auf die vertragliche Grundlage zu achten, sondern auch auf die tatsächliche Durchführung des Projektes. Entspricht diese nicht den Anforderungen eines selbständigen Dienst- oder Werkvertrages, kann die Gefahr einer Scheinselbständigkeit schnell vorliegen.

Was ist eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung?

Sollte ein Personal- oder Projektdienstleister dazwischengeschaltet worden sein, handelt es sich um eine sog. „verdeckte oder unerlaubte Arbeitnehmerüberlassung“. Wichtig zu wissen: Diese Differenzierung erfolgt nicht anhand eines festen Kriterienkatalogs, sondern muss ebenfalls im Einzelfall durch die Gewichtung von individuellen Kriterien bzw. Indizien im Rahmen einer Gesamtschau ermittelt werden. Das bedeutet: Es gibt nicht den selbständigen oder abhängig beschäftigten IT-Freelancer. Der Status muss immer projekt- und einzelfallbezogen und genau genommen kontinuierlich ermittelt werden. Hierbei reicht nicht nur ein einfacher Blick in die Verträge. Vielmehr entscheidet die tatsächliche Durchführung des Projekts darüber, ob ein Projekt selbständig oder eben in abhängiger Beschäftigung und damit ggf. in Scheinselbständigkeit erbracht wird.

Sozialrechtlicher Hintergrund der Scheinselbständigkeit

Für Selbständige werden üblicherweise keine Sozialabgaben abgeführt. Altersvorsorge, eine besondere Vorsorge im Krankheitsfall, der Umgang mit projektfreien Zeiten – all dies sind Themen, um die Sie sich als IT-Freelancer und entsprechend als selbständiger Unternehmer eigenständig kümmern müssen und die sie vor allem kalkulatorisch bei der Honorarfindung mitbedenken müssen.

Gerade das Thema des „sozialversicherungsrechtlichen Missbrauchspotenzials“ durch die Vergabe von selbständigen Leistungen durch Auftraggeber in den Niedriglohnsektoren befeuert hier die politische Diskussion um die Schutzbedürftigkeit von Freelancern:

Die bekanntesten Fälle ranken sich um Themen wie Fahrdienstleistungen, Paketdienste oder auch die Vergabe von Kleinstgewerken. Am Ende schaden diese Gewerks- und Dienstleistungsformen nicht nur den betroffenen Personen, die in diesen Branchen tätig sind. Diese Themen haben auch negative Reputationsauswirkungen auf hochqualifizierte Branchen, in denen Selbständige als qualifizierte und eigenmotivierte Unternehmer aktiv sind.

Arbeitsrechtlicher Hintergrund der Scheinselbständigkeit

Neben der rechtlichen Diskussion zum sozialrechtlichen Hintergrund gilt es daher auch die arbeitsrechtliche Diskussion im Auge zu behalten. Denn stellt sich eine Tätigkeit als Arbeitsverhältnis heraus, stehen dem Arbeitnehmer auch entsprechende Arbeitnehmerrechte wie eine entsprechende Gleichstellung mit anderen Arbeitnehmern (inkl. Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaubstage, ein eventueller Dienstwagenanspruch etc.) zu. Auch hier differenziert die Rechtsprechung nicht zwischen möglicher Weise „schlechter gestelltem externem Mitarbeiter in kritischen Sektoren“ und einem „gut mandatiertem IT-Berater“, der spezialisierten Leistungen zu einem hohen Tagessatz anbieten kann.

Statusfeststellungsverfahren: Klärung, ob sozialversicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt

Da wie oben beschrieben das Thema eine sozialversicherungsrechtliche und eine arbeitsrechtliche Dimension hat, kann es auch auf unterschiedlichem Wege zu einer Klärung des sozialversicherungsrechtlichen Status kommen:

Einerseits stehen arbeitsrechtliche Klagewege offen, wenn Freelancer ihre Selbständigkeit selbst in Zweifel ziehen. Dies ist natürlich insb. in den oben beschriebenen Fällen, in denen eine Missbrauchsvermutung seitens des „unfreiwilligen Freelancers“ vorliegt, ein manchmal gegangener Weg. Sozialversicherungsrechtlich prüft die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRVB) im sogenannten Statusfeststellungsverfahren die Selbständigkeit von Freelancern und bewertet anhand von Fragebögen, ob ein Arbeitsverhältnis oder eine Selbständigkeit vorliegt. Im sog. „freiwilligen Statusfeststellungsverfahren“ steht die Eröffnung dieses Verfahrens inzwischen allen Beteiligten zur Verfügung.

Kritik am Statusfeststellungsverfahren

Allerdings steht das Statusfeststellungsverfahren auch bereits seit langer Zeit in der Kritik, insb. werden mehrere Verfahrensunzulänglichkeiten durch unterschiedliche Betroffene und Kanzleien regelmäßig kritisiert, die in den Strukturen des Verfahrens liegen:

Lange Prüfungsdauer

Die Prüfungsdauer beträgt oft mehrere Monate, was mit dem schnelllebigen Projektgeschäft von IT-Freelancern nur schwer zu vereinbaren ist. Sollte ein Verfahren aber erst nach mehreren Wochen (negativ beschieden) beendet werden, kann dies neben Nachzahlungen auch einen direkten Projektabbruch zur Folge haben und grundsätzlich das weitere Unternehmertum des IT-Freelancers gefährden.

Gesamtschau der Prüfungskriterien

Das Statusfeststellungsverfahren wird im Rahmen einer individuellen Gesamtschau von Kriterien / Indizien durch einzelne Prüfer bewertet. Eine Spezialisierung der Prüfer ist hierbei seitens der DRVB nicht vorgesehen. Nach Einschätzung von Marktteilnehmern ist davon auszugehen, dass regelmäßig freiwillige Verfahren in nicht unerheblichem Ausmaß negativ beschieden werden:

Laut den Zahlen des dt. Bundestags aus 2016 werden 42,2 % der Verfahren als abhängig beschäftigt bewertet (nach § 7a Absatz 1 Satz 1 SGB IV).

Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRVB) äußerte sich zur Thematik wie folgt : „2018 wurden in den geprüften rund 21.000 Fällen rund 14.000 Erwerbstätige als selbstständig eingestuft“. Das bedeutet, dass die Negativbescheidquote bei ca. 1/3 aller Fälle lag (also als abhängig beschäftigt eingestuft werden).

Diesen Fällen müssen dann ggf. im Rahmen von Widerspruchsverfahren begegnet werden, was wiederum zu langen Prüfdauern und ggf. auch kostspieligen gerichtlichen Verfahren für die Beteiligten führen kann.

Keine Zukunftsgültigkeit

Auch handelt es sich beim ermittelten Status um den Status-quo einer Selbständigkeit oder Arbeitnehmertätigkeit. Das bedeutet, dass strenggenommen, ein Verfahren keine Zukunftsgültigkeit hat, sobald sich Projektparameter ändern.

Reform des Statusfeststellungsverfahrens April 2022

Diese Kritikpunkte vieler Marktteilnehmer haben sich auch nach der Reform des Statusfeststellungsverfahrens im April 22 nicht wesentlich geändert. Die Reform behandelt nämlich nicht den Kern der Problematik: Die Notwendigkeit transparente und einfache Abgrenzungskriterien zu definieren und eine in die Zukunft gerichtete Rechtssicherheit herzustellen. Stattdessen hat sie vor allem neue verfahrensbezogene Fragen aufgeworfen, die schlichtweg noch keine hinreichende Praxiserprobung erfahren haben:

Insbesondere Neuerungen wie die sog. „Prognoseentscheidung“, können zwar schon vor der Aufnahme der Tätigkeit beantragt werden, allerdings führen wesentliche Änderungen in den schriftlichen Vereinbarungen oder in der tatsächlichen Vertragsdurchführung wiederum dazu, dass der Bescheid seine Gültigkeit verliert.

Auch die Anwendbarkeit sog. „Gruppenfeststellungen“ hinterlässt Fragezeichen, da es weiterhin Auslegungssache bleibt, wann Auftragsverhältnisse wirklich „gleich“ sind und „den Umständen der Ausübung nach übereinstimmen […]“.

Daher stehen viele Projektteilnehmende wie Fachleute dem weiterhin freiwilligen Verfahren auch aktuell kritisch gegenüber und raten von der Teilnahme ab. Zudem scheint die DRV zusätzliche Voraussetzungen für das Einleiten dieser Gruppenfeststellungsverfahren zu verlangen. Dies steht einer praxistauglichen Anwendung entgegen (Mehr in: Kuckuk/Peters, NZA 22, 1377 ff., „Die praktische Umsetzung des neuen Gruppenfeststellungsverfahrens nach § 7 a IV b und c SGB IV durch die DRV Bund“).

Problem Rechtsunsicherheit: Keine eindeutigen Abgrenzungskriterien

Das große Problem der Scheinselbstständigkeit liegt darin, dass es keine einfachen, transparenten und zukunftssicheren Abgrenzungskriterien gibt. Auch der Versuch mit sog. „Positivkriterien“ zu mehr Transparenz und einer einfacheren Abgrenzung beizutragen ist bei allen Reformbemühungen in den letzten Jahren stets gescheitert.

Weiterhin bleibt die Abgrenzung von Selbständigkeit zu Arbeitnehmertätigkeit ein „Grauskalierungsthema“: Sie und Ihr Auftraggeber können nicht einfach bestimmte Regelungen treffen, die eine Scheinselbständigkeit garantiert vermeiden oder „Risiken verlagern“. Daher sind inzwischen viele Kundenunternehmen dazu übergangen mit Compliance-Maßnahmen und entsprechenden Vorgaben in ihren Häusern für Klarheit bei der Projektabgrenzung zu sorgen. Sie setzen dementsprechend auf interne Alternativen zum Statusfeststellungsverfahren.

Dennoch: Diese fehlende Rechtssicherheit sorgt dafür, dass IT-Fachleute schwerer an Aufträge gelangen. Viele potenzielle Auftraggeber scheuen das Risiko späterer Nachzahlungen und rechtlicher Konsequenzen. Gleichzeitig verlieren die Unternehmen die Innovationskraft, die die Expertise externer IT-Fachleute mit sich bringt. Im schlimmsten Fall schadet dies nicht nur den Beteiligten, sondern dem gesamten Wirtschaftsstandort. Umso wichtiger, dass Sie als IT-Freelancer ebenfalls zu einer sauberen Abgrenzung in den Projekten beitragen und damit Ihren Vertrag und Ihre Selbständigkeit schützen.

Beispiel für Scheinselbständigkeit: Softwareentwickler nach Scrum

Wie schwierig die Abgrenzung einer selbständigen Tätigkeit von einer Arbeitnehmertätigkeit im Einzelfall sein kann, zeigen insb. jüngere Fälle, wie ein kürzlich vor dem LSG Baden-Württemberg (2021) als selbständig bewerteter Fall im agilen Projekt-Kontext:

Während die Deutsche Rentenversicherung einen Softwareentwickler, der nach der sog. „Scrum-Methode“ Entwicklungsaufgaben übernommen hatte, als Arbeitnehmer klassifizierte und erstinstanzlich das Sozialgericht in Karlsruhe dieser Argumentation folgte, beschied in der Revision das Landessozialgericht Baden-Württemberg auf eine selbständige Tätigkeit.

Hierbei wurde in der Begründung deutlich auf folgende Aspekte abgestellt:

• Die Arbeitspakete, die im Rahmen der Sprints vom Auftragnehmer übernommen wurden, hatten den Charakter von Einzelaufträgen (und nicht von Weisungen).
• Aus der Projektmethodik ließ sich keine Integration in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers ableiten.
• Entsprechend der Scrum-Methode haben keine Weisungen stattgefunden.
• Das besondere Wissen des Auftragnehmers hat zu einer Alleinstellung im Projekt geführt. Der Auftragnehmer hat sich weisungsfrei insb. die Arbeitspakete eigenständig zugeteilt, die diesem Wissen entsprachen.
•  Die Dokumentation seiner Arbeitsergebnisse wurde separat vorgenommen/ kenntlich gemacht.
• Ebenfalls wurden das vergleichsweise hohe Honorar und sein unternehmerisches Risiko positiv gewichtet.

Scheinselbständigkeit vermeiden: Darauf sollten Sie als Freelancer achten

Aufgrund der potenziellen Probleme beim Thema Scheinselbständigkeit ist es im Interesse aller Parteien, eine Scheinselbständigkeit oder verdeckte Arbeitnehmerüberlassung zu vermeiden. Sie als Auftragnehmer haben hierbei zwei Ansatzpunkte, die Sie verfolgen sollten: Zum einen sollten Sie selbst als Unternehmer auftreten und zum anderen die Zusammenarbeit mit Ihren Auftraggebern passend gestalten.

Der Auftritt als Unternehmer am Markt

Als IT-Freelancer sollten Sie unabhängig von der konkreten Ausgestaltung des jeweiligen Projekts die anerkannten Statusmerkmale eines Selbständigen weitgehend erfüllen. Was heißt das konkret?

Als IT-Freelancer zeichnen Sie sich dadurch aus, dass Sie über einen längeren Zeitraum für weitere Auftraggeber tätig werden. Zumindest sollten Sie sich von Ihrem Auftraggeber die Freiheit hierzu gewähren lassen. In der Praxis wird hierbei oftmals auf einen Zeitraum von 12 bis 24 Monaten abgestellt. Dies ist nicht nur wichtig, um den Abgrenzungskriterien der Selbständigkeit gegenüber Behörden gerecht zu werden. Es erhält auch langfristig Ihre Expertise und damit Ihren unternehmerischen Marktwert. Hierbei ist es sehr hilfreich, wenn Ihr Marktauftritt auch werblich zur Geltung kommt: Dieser Auftritt bildet sich beispielsweise durch eine entsprechende Homepage oder andere Formen des werbenden Auftritts ab.

Ein eigenes Corporate Design im kleinen Maßstab hilft ebenfalls dabei, als selbständiger Dienstleister wahrgenommen zu werden. Dazu gehören auch ein eigenes Logo und eine passende farbliche Gestaltung. Diese verwenden Sie im Idealfall auch auf Ihren Rechnungsdokumenten.

Darüber hinaus gibt es weitere Punkte, die wir immer wieder als Elemente eines professionalisierten Marktauftritts sehen:

Etablierung am Markt & Referenzen

Soweit Sie bereits seit einiger Zeit selbständig sind, haben Sie sich üblicherweise als unabhängiger Dienstleister am Markt etabliert und können demnach Referenzen aus der Beauftragung durch andere Kunden vorweisen. Diese dienen als Visitenkarte für neue Aufträge und belegen Ihr spezifisches Fachwissen, das Sie Ihren Kunden anbieten.

Verhandlung von Stundensätzen

Als IT Freelancer nehmen Sie als freier Anbieter die sich Ihnen bietenden Möglichkeiten wahr, aus dem Verhältnis aus Angebot und Nachfrage zu profitieren und demnach Ihre Stundensätze zu verhandeln und nicht wie ein Arbeitnehmer in ein von einem Dritten festgelegtes Vergütungssystem eingeordnet zu werden. Wichtig: Hierbei sollten Sie stets auch die bereits oben im Artikel benannten Aspekte der Eigenvorsorge berücksichtigen.

Vernetzung und Marktüberblick

Eine gute Vernetzung über Freelancer-Verbände, Interessenvertretungen oder Dienstleister kann Ihnen helfen, sich einen guten Marktüberlick über Qualifikationen, Wettbewerbssituation, Honorare und Auftraggeberangebote zu verschaffen.

Die Praxis der Zusammenarbeit bei einem Projekt

Die obigen Punkte betreffen vor allem den eigenen Auftritt als Freelancer nach außen hin. Entscheidend ist jedoch auch stets wie das konkrete Projekt in der tatsächlichen Durchführung gelebt wird. Aus diesem Grund sollten Sie und Ihr Auftraggeber darauf achten, die Zusammenarbeit entsprechend zu gestalten. Denn es gilt weiterhin: Ihr Status als Freelancer wird immer vor einer konkreten Beauftragung geprüft und wie Sie diese mit Ihrem Kunden umsetzen.

Weisungsfreie Leistungserbringung

Es ist ein wesentliches Merkmal einer sozialversicherungsfreien, selbständigen Tätigkeit, dass Sie als Selbständiger in dem mit Ihnen vereinbarten Projekt weisungsfrei arbeiten. Hierbei betrachtet man üblicherweise drei Hauptaspekte der Weisungsfreiheit. Aber auch hier gilt: Keine Regel ohne Ausnahme!

Freiheit bei der Art der Leistungserbringung

Als IT-Freelancer sind Sie per se frei darin zu entscheiden, wie Sie Ihre Leistungen erbringen. Ihnen sollten entsprechend keine Weisungen in Bezug auf die Form der Vertragsdurchführung, die Wahl der Arbeitsmethoden oder die genaue Art und Weise gemacht werden, wie Sie Ihre Leistungen zu erbringen haben. Und das Kundenunternehmen sollte Ihnen vor allem keine disziplinarischen Weisungen erteilen. Aber natürlich gelten auch hier Einschränkungen, die in der Natur der Sache (also Ihrer Beauftragung) liegen können: Hierzu gehören beispielweise Vorgaben zu Prüfverfahren, Normen oder IT-Standards, die einzuhalten sind, genauso wie anerkannte Regeln der Technik, die es zu beachten gilt, um eine am Ende auch für Ihren Auftraggeber angemessene Leistung abgeben zu können. Oft ist es hilfreich, wenn Sie bereits mit Ihrem Kunden Zwischenziele vereinbaren, die Sie dann konkret in Ihrem Vertrag aufnehmen können.

Eigene Gestaltung der Arbeitszeiten

Als Unternehmerin oder Unternehmer planen Sie Ihren eigenen Arbeitstag und sind entsprechend auch frei in der Gestaltung Ihrer Arbeitszeiten. Hierbei ist es wichtig, dass Ihre Ansprechpartner beim Kunden Sie nicht zu einer ungewollten Arbeitszeit einteilen und Sie auch nicht der Verpflichtung unterwerfen, sich bzw. Ihre Arbeitszeit bei einem Ihrer Ansprechpartner an- oder abzumelden, Krankmeldungen abzugeben oder Ähnliches. Denn diese Regeln greifen bei einer Arbeitnehmertätigkeit, aber eben nicht gegenüber einem Freelancer. Aber auch hier können wieder Ausnahmen aus dem Charakter Ihres Projekts bzw. Ihrer Dienstleistung, die Sie erbringen, entspringen: Denn natürlich kann es erforderlich sein, dass Sie mit Ihrem Kunden Übergabe-, Abstimmungs- oder Besprechungstermine vereinbaren. Und ebenso ist es selbstverständlich, dass Sie als guter Auftragnehmer Vorgaben der Arbeitssicherheit oder Infrastruktur beachten. Diese können auch in gewissem Rahmen Arbeitszeiten einschränken.

Ort der Leistungserbringung

Die bereits beschriebene unternehmerische Freiheit setzt sich auch bezüglich der Wahl Ihres Arbeitsortes fort. Grundsätzlich entscheiden Sie als Unternehmer, von wo Sie aus arbeiten, ob in Ihrem Büro, im Co-Working-Space oder im Straßencafé. Als Unternehmer entscheiden Sie selbst, ggf. in Rücksprache auf Augenhöhe welcher Arbeitsplatz aufgabengerecht ist. Vorgaben durch den Auftraggeber sollten nur dort entstehen, wo Inhalte der Aufgabe diesen zwingend erforderlich machen. Das kann aus methodischen Vorgaben heraus entstehen oder z.B. aus Gründen des Datenschutzes oder – immer aktueller – IT-Sicherheits-Aspekten.

Die Abgrenzung Ihres Auftrags

Im Rahmen Ihrer selbständigen Auftragsausführung werden Sie zur Erfüllung eines abgegrenzten Auftrags tätig. Dieser Auftrag sollte sich bereits aus Ihrem Vertrag (konkret: aus Ihrer Leistungsbeschreibung, die Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben), ergeben. Das bedeutet, dass Sie zwar mit Ihrem Kunden und dessen Mitarbeitenden an der Erbringung derselben Sache arbeiten können und dies auch u.U. zeitgleich geschehen darf. Aber Ihr Leistungsbeitrag sollte stets eigenständig identifizierbar und von den Leistungen Ihres Kunden unterscheidbar sein.

Scheinselbständigkeit durch die richtige Zusammenarbeit vermeiden: Best Practice-Beispiele für Ihr Kundenprojekt

Im Nachfolgenden finden Sie einige Best Practice Möglichkeiten, die Ihnen helfen können Ihren Status als Freelancer deutlicher hervorzuheben, damit Ihr Kunde kontinuierlich sensibilisiert bleibt, dass er Sie nicht anweisen oder zu stark in die Arbeitsorganisation integrieren sollte. Nicht jedes Beispiel mag für Ihr Projekt gleichermaßen anwendbar sein.

Fehlt eine oder sogar mehrere der nachfolgend beschriebenen Maßnahmen, führt dies nicht automatisch zu einer Gefährdung der Selbständigkeit. Aber oft ist es bereits mit einfachen Mitteln möglich die notwendige Sensibilisierung zu unterstützen:

Externe Kennzeichnung Ihres Arbeitsplatzes beim Kundeneinsatz

Als Freelancer sollten Sie grundsätzlich frei entscheiden, wo Sie Ihre Leistung erbringen.

Manchmal entstehen aus projektbedingten Gründen jedoch diesbezüglich Vorgaben. In diesem Fall ist ein Best Practice Beispiel, eine zu starke räumliche Integration (sollten die Rahmenbedingungen des Projektes es ermöglichen) zu vermeiden. In der Praxis könnte das z.B. so aussehen:

Ihr Auftraggeber stellt Büroräumlichkeiten zur Verfügung, welche ausschließlich für Sie als Externer zu Verfügung stehen. Diese Büros, sollten dann als externe Projekt-Büros gekennzeichnet und auf eine namentliche Nennung Ihrerseits sollte verzichtet werden.

Wenn es nicht möglich ist, Sie als Freelancer in Ihrem separaten Büro unterzubringen, besteht eine Möglichkeit darin, zumindest den Schreibtisch entsprechend zu kennzeichnen.

Vermeidung der Aufnahme in interne Organigramme, etc.

In internen Organisationübersichten (Organigramme des Kundenunternehmens) sollten Sie als Freelancer nicht erscheinen. Dies liegt daran, dass Sie als Freelancer nicht in die Arbeitsorganisation des Kundenunternehmens eingegliedert sind.

Eine Ausnahme hierzu (z.B. sofern die Aufnahme projektbedingt erforderlich ist) sollte nur dann erfolgen, wenn eine entsprechende Kennzeichnung vorgenommen wurde, aus der ersichtlich wird, dass Sie als externer Auftragnehmer für das Projekt zuständig sind.

Verwendung von Telefonie, E-Mails und Kollaborationstools

Ihr Unternehmertum sollte sich auch in der Wahl Ihrer Kommunikationstools, die Sie für Ihre Leistungen im Projekt benutzen, widerspiegeln. Grundsätzlich gilt: Nutzen Sie – soweit möglich – Ihr eigenes Telefon und Ihre eigene E-Mail-Adresse. Dort, wo Sie z.B. aus Zugriffsgründen Kundensysteme nutzen müssen, sollten Sie bei dem Versand von E-Mails und der Nutzung von Kommunikations- oder Kollaborationstools (z.B. MS Teams, Web Ex etc.) stets ihren externen Status herausstellen (Kennzeichnung).

Achten Sie darauf, dass eine arbeitsteilige Zusammenarbeit mit Arbeitnehmern des Kundenunternehmens nicht bereits durch die Verwendung dieser Kommunikationsmittel entsteht.

Ein weit verbreitetes Beispiel für die Verwendung von Mailadressen ist es, Ihre Emailadresse z.B. als „extern“ zu kennzeichnen. Dies kann z.B. direkt in der Emailadresse erfolgen (Bsp.: maxi.muster@extern.kunde.de). Hilfreich ist es auch in der Signatur Ihr Beauftragungsverhältnis klarzustellen.

Gleiches gilt natürlich auch für die Nutzung von Kommunikations- oder Kollaborationstools, wo z.B. regelmäßig bereits bei der Namensnennung Ergänzungen wie „extern“ oder Ihre Firmenbezeichnung aufgenommen werden kann. Zudem können Sie zur Verdeutlichung Ihres Externenstatus sinnvollerweise Ihren eigenen Unternehmens-Hintergrund in solchen Tools wählen. Dies bietet Ihnen auch die Chance als Unternehmen im Gedächtnis Ihres Auftraggebers zu bleiben.

Ähnlich verhält es sich auch mit Telefonsystemen des Kunden. Sollten Sie doch einmal projektbedingt auf die Telefonsysteme des Kunden zugreifen müssen, sollte zumindest eine Aufnahme in das interne Telefonregister des Unternehmens vermieden werden und beispielsweise in den technischen Systemen, wie z.B. auf dem Telefondisplay eine Ausweisung als Externer, z.B. mit dem Hinweis „EXTERN“, erfolgen.

Verwendung von Visitenkarten, externen Dienstausweisen und Arbeitskleidung

Zu Ihrer Ausstattung als Freelancer sollten auch eigene Visitenkarten (und nicht Visitenkarten z.B. mit dem Logo des Kundenunternehmens) gehören, da diese Ihren externen Status nochmals nach außen deutlich hervorheben.

Zu beachten gibt es auch einiges bei externen Dienstausweisen. Sollte es bspw. aus kundenbezogenen Gründen erforderlich sein, dass Sie einen Dienstausweis des Kundenunternehmens erhalten, sollte hier bereits nach außen sichtbar auf dem Dienstausweis gekennzeichnet sein, dass es sich nicht um dieselben Ausweise handelt, wie sie interne Mitarbeiter erhalten.

Auch bzgl. des Themas Arbeitskleidung gilt: Als Freelancer sollten Sie keine kundeninterne Arbeitskleidung tragen. Etwas anderes gilt jedoch, falls dies aus technischen oder sicherheitsbezogenen Gründen notwendig ist.

Zeiterfassung als Selbständiger

Zudem sollte für Sie als Freelancer keine Einbindung in interne Zeiterfassungssysteme des Kundenunternehmens erfolgen. Stundenberichte sollten ausschließlich zur Dokumentation der erbrachten Leistungen dienen. Anderenfalls ist die interne Zeiterfassung von der Dokumentation Ihrer Leistungen als Externer so weit wie möglich zu trennen.

Keine Gleichstellung mit Arbeitnehmern des Kundenunternehmens

Als Freelancer sollten Sie sich von Mitarbeitern des Kundenunternehmens unterscheiden und eine Gleichstellung zwingend vermeiden. So ärgerlich es im Einzelfall sein mag: Achten Sie darauf nicht an kundenseitigen Sozialleistungen, z.B. bezuschusstes Kantinenessen, oder Weihnachtsfeiern etc. zu partizipieren.

Beachten Sie auch, dass Sie als Freelancer keine Krankheits- oder Urlaubsvertretung für Mitarbeiter des Kunden übernehmen sollten, sowie dass Ihnen gegenüber keine einseitige Urlaubsgewährung durch den Kunden an Sie erfolgt. Natürlich ist es aber möglich, dass Sie als Freelancer Projekterfordernisse berücksichtigen und frühzeitig über Ihren Urlaub informieren.

Ebenso sollten Sie als Freelancer grundsätzlich nicht an internen Schulungen des Kunden teilnehmen. Ausnahmen können sich selbstverständlich dort ergeben, wenn sich die Schulungen auf die Einhaltung von Standards oder Vorschriften beziehen, die eine entsprechende Relevanz für Sie beinhalten.

Verwendung eigener Arbeitsmittel Vorhalten interner Arbeitsmaterialien

Als Freelancer sollten Sie grundsätzlich Ihre eigenen Arbeitsmittel nutzen, dazu gehören z.B.:

• • Mobiltelefon

• • Notebook

• • Lizenzen (Software & Tools)

• • Geschäftspapier mit eigenem Logo etc.

Dies macht auch nach außen sichtbar, dass Sie selbständiger Unternehmer sind. Ausnahmen von der Verwendung eigner Arbeitsmittel sollten nur aus zwingenden z.B. technischen, oder datenschutzrechtlichen Gründen erfolgen.

Fazit: Scheinselbständigkeit vermeiden und Fremdpersonaleinsätze regelkonform durchführen

Zahlreiche Studien und Gespräche mit IT-Freelancern und ihren Kunden zeigen, dass das Thema „Scheinselbständigkeit“ eine rechtliche und im Projektalltag vor allem organisatorische Herausforderung darstellt. Gleichermaßen sind Sie als IT-Freelancer ein wesentlicher Faktor für die Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit unserer Wirtschaft. Als freiberufliche IT-Fachkräfte bringen Sie als Unternehmer Ihr Know-how an die richtige Stelle bei Auftraggebern und helfen so wichtige Projekte voranzutreiben. Sie sind Motor des Wandels und Treiber von kritischen Digitalisierungs- und Transformationsprojekten.

Wenn Sie zusätzlich auch noch helfen, die Zusammenarbeit mit Ihrem Auftraggeber regelkonform ausgestalten und Stolpersteine zu vermeiden, senken Sie gleichzeitig das Risiko für alle Beteiligten deutlich.

FAQ

Wie kann ich das Risiko einer Scheinselbständigkeit minimieren?

So können Selbständige rechtliche Risiken bzgl. der Scheinselbständigkeit minimieren:

1. Professioneller Unternehmerischer Außenauftritt:

• Aufbau von Kundenstamm (inkl. Testimonials & Referenzen)
• Führen von aussagekräftiger Projektliste
• Professionelle Unterstützung (Steuerberater, Rechtsanwälte & Co.)
• Aktive Werbung für die eigene Selbständigkeit (Website, Social Media etc.)

2. Gestaltung des Projektes:

• Keine Weisungen (Form der Auftragsdurchführung, Wahl der Arbeitsmethoden)
• Eigene Wahl von Arbeitsort- und Zeit
• Differenzierung des eigenen Leistungsbeitrags innerhalb des Projektes

Co-Autor

Matthias Kossin
Matthias Kossin ist seit 2006 beim Personal- und Projektdienstleister Hays tätig, hiervon zwei Jahre als strategischer Projektmanager für den Vorstand. Seit 2013 verantwortet er die Abteilung Compliant Sourcing an den deutschen Hays-Standorten. Mit dieser unterstützt er die interne Hays Compliance-Organisation als Fachbereich und berät Unternehmen bei der Umsetzung von prozessualen wie organisatorischen Maßnahmen zum regelkonformen Fremdpersonaleinsatz insb. in den Modellen Dienst-, Werkvertrag und Arbeitnehmerüberlassung.