Erfolgsfaktor für Projekte: Gelungene Kommunikation

Untersuchungen zufolge sind nur etwa ein Drittel aller Projekte erfolgreich. Misslungene Kommunikation spielt dabei nicht erst in jüngster Zeit eine große Rolle. Moderne Kommunikationsmedien tragen bedauerlicherweise zu dieser Situation bei, weil Schnelligkeit und Asynchronität dazu beitragen, dass nötige Klärungen unterbleiben und dadurch das Stress- und Konfliktpotential im Projekt ansteigt.

Um ein Projekt zum Erfolg zu führen, bedarf es des gemeinsamen Verständnisses aller Beteiligten über den Liefer- und Leistungsinhalt eines Projekts, die Rollen und Verantwortlichkeiten, die notwendigen Prozesse und Regeln, die Erwartungen der Stakeholder und die Rahmenbedingungen. Mit dieser Klärung kann nicht früh genug begonnen werden, um späteren Mehraufwand zu vermeiden. Heute finden Projekt-Kickoffs oft in Form von Videokonferenzen statt. Weil in dieser Plattform jedoch die soziale Kontrolle einer Präsenzveranstaltung fehlt, können sich die Teilnehmer nebenbei mit anderen Dingen beschäftigen. Dadurch wird das Schaffen einer gemeinsamen, einheitlichen Projektbasis gefährdet. Der Versuch, zu Projektbeginn Kosten zu vermeiden, führt später zu erheblichem Mehraufwand, Zusatzkosten und Mitarbeiterfrustration. Kluge und erfahrene Projektleiter bestehen deshalb auf persönlicher Präsenz der Projektbeteiligten zum Start eines Projekts und sorgen für ein strukturiertes und effizientes Onboarding aller Teammitglieder.

Wer Zeit und Geld sparen will, indem er die Kommunikation in Projekten auf digitale Formen reduziert, riskiert, dass die Zahl der Missverständnisse steigt, und das nicht nur in internationalen Projekten, bei denen es an einer gemeinsamen Terminologie fehlt. Unterschiedliche Auffassungen können im Projekt zu erheblichen Konflikten führen, wenn es darum geht, festzustellen, wer recht hat. Das Klima im Team kann für lange Zeit gestört sein und zur Frustration der Team-Mitglieder beitragen. Sollte es durch Missverständnisse nötig werden, Arbeitsergebnisse wegzuwerfen, ist nicht nur Zeit verschwendet, sondern auch ein Schaden für die Motivation der Team-Mitglieder entstanden.

Die Verfügbarkeit moderner Kommunikationstechnik verführt dazu, den persönlichen Austausch zu vernachlässigen. Es ist einfacher, eine E-Mail zu schreiben, als jemanden anzurufen oder persönlich zu treffen. Der Aufwand für Kommunikation wird in der Projektplanung gerne unterschätzt und bringt daher Projektleiter schnell in Planungsnöte.

Die Lehre daraus ist nicht neu: die meisten Fehler werden zu Projektbeginn gemacht, auch weil die modernen Medien die Geschwindigkeit der Kommunikation erhöhen, leider aber nicht deren Qualität.

 

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