Wie führe ich meine Umsatzsteuervoranmeldung richtig durch?

Die Umsatzsteuer ist für viele Freelancer ein heikles Thema: Gleich zu Beginn der Geschäftstätigkeit stellt sich die Frage: Muss ich überhaupt Umsatzsteuer abführen? Und wie funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung eigentlich?

 

Das Prinzip der Umsatzsteuer in Deutschland

Die Umsatzsteuer ist eine Verbrauchersteuer, die das Entgelt für Lieferungen oder Leistungen von Unternehmern besteuert. In Deutschland gilt dafür im Normalfall der Regelsteuersatz von 19% oder der ermäßigte Steuersatz von 7%.

Eine “Verbrauchersteuer” ist die Umsatzsteuer deshalb, weil sie am Ende der Konsument bezahlt.

Für Unternehmer ist die Umsatzsteuer hingegen ein durchlaufender Posten: Sie können ihre gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) auf Einkäufe mit der eingenommenen Umsatzsteuer aus Verkäufen gegenrechnen.

 

Umsatzsteuer: Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Eine Ausnahme von diesem Prinzip gilt für Kleinunternehmer. Erzielt beispielsweise ein IT-Freelancer weniger als 17.500€ Umsatz im Jahr, kann er zur Kleinunternehmerregelung optieren.

Das bedeutet: Er muss keine Umsatzsteuer abführen, kann dafür aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Alle Rechnungen müssen prinzipiell umsatzsteuerfrei ausgestellt werden.

Dadurch entsteht dem Unternehmer weniger bürokratischer Aufwand. Außerdem erhält er bei Privatkunden einen Wettbewerbsvorteil: Er kann seine Leistungen günstiger anbieten.

Aber auch die Nachteile liegen auf der Hand: Der Unternehmer kann auch in Jahren hoher Investitionen keine Vorsteuer geltend machen. Und zählen vor allem Geschäftskunden zu seiner Klientel, entsteht ihm ein Wettbewerbsnachteil, da diese wiederum keine Vorsteuer aus seinen Rechnungen ziehen können.

Aus diesem Grund entscheiden sich manche Freelancer freiwillig für den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung.

 

Grundgedanke zur Umsatzsteuervoranmeldung

Muss ein Unternehmer Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, ist er auch zur regelmäßigen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (USt.-VA) verpflichtet.

Bei diesen Umsatzsteuervoranmeldungen handelt es sich um intervallmäßige Vorauszahlungen zur Umsatzsteuer. Hintergrundgedanke: Durch die regelmäßigen Teilzahlungen wird der Unternehmer finanziell entlastet, da nicht am Jahresende mit einem Schlag die komplette Zahlung fällig ist.

 

Umsatzsteuervoranmeldung: Fristen und Termine

Wie oft eine Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt, richtet sich nach der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres. Ausnahme: Freelancer in den ersten beiden Jahren der Existenzgründung müssen ihre USt.-VA immer monatlich abgeben.

 

Keine USt.-VA

Unternehmer, deren Steuerschuld des letzten Jahres weniger als 1000€ betrug, müssen streng genommen gar keine USt.-VA einreichen. Es genügt die jährliche Umsatzsteuerjahreserklärung.

 

Vierteljährliche USt.-VA

Beträgt die Steuerschuld des vorausgegangenen Jahres mehr als 1000€, muss der Unternehmer die Umsatzsteuervoranmeldung im aktuellen Jahr quartalsweise, also vierteljährlich, einreichen.

  1. Quartal: Januar – März
  2. Quartal: April – Juni
  3. Quartal: Juli – September
  4. Quartal: Oktober – Dezember

Abgabefrist ist jeweils der 10. Tag des darauffolgenden Quartals: Also 10. April für das erste Quartal, 10. Juli für das zweite Quartal usw.

Ausnahme: Fällt der 10. auf einen Feiertag oder ein Wochenende, verschiebt sich der Abgabetermin auf den ersten darauf folgenden Werktag.

 

Monatliche USt.-VA

Liegt die Steuerschuld des letzten Jahres hingegen über 7.500€, erfolgt die USt.-VA im monatlichen Rhythmus.

Abgabetermin ist immer der 10. Tag des Folgemonats, also 10. Februar für Januar, 10. März für Februar usw. Die Feiertags-Regelung greift natürlich auch hier.

 

In 7 Schritten zur Umsatzsteuervoranmeldung

Sind Intervalle und Fristen bestimmt, kann die Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden. Dabei empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  1. Anmeldung bei ElsterOnline

Zur USt.-VA benötigt jeder Unternehmer einen Account bei ElsterOnline. Dort wird das Formular dann elektronisch ausgefüllt.

Wichtig ist die zeitgerechte Beantragung des Accounts: Die Freischaltung des Accounts kann bis zu 14 Tage beanspruchen, daher sollte die Anmeldung rechtzeitig vor der ersten USt.-VA erfolgen.

  1. Eintragung der Stammdaten

Im ElsterOnline Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung müssen zuerst die Stammdaten – also Name, Adresse etc. eingetragen werden. Ist dies erledigt, kann der nächste Schritt erfolgen – die Berechnung des Nettoumsatzes.

  1. Berechnung des Nettoumsatzes

Um den Nettoumsatz zu ermitteln, werden zuerst alle Umsätze der entsprechenden Periode nach Steuersatz getrennt summiert. Anschließend wird der Nettoumsatz folgendermaßen ermittelt:

Beispiel: Der IT-Freelancer Mark Mustermann verzeichnet im Juli 2016 2.500€ Umsatz, inklusive 19% Umsatzsteuer. Sein Nettoumsatz für Juli 2016 beträgt also 2.100,84€.

Rechenweg: 2.500€ / 119 x 100 = 2.100,84€

  1. Berechnung des Vorsteuerbetrags

Nachdem der Nettoumsatz im Formular eingetragen wurde, muss der Vorsteuerbetrag berechnet werden. Dazu addiert man zuerst die Rechnungssummen aller erhaltenen Rechnungen, wieder nach Steuersatz getrennt. Die Vorsteuer wird wie folgt ermittelt:

Beispiel: Im Juli 2016 tätigt Mark Mustermann Einkäufe über 850€, inklusive 19% Umsatzsteuer. Der Vorsteuerbetrag für Juli 2016 beträgt also 135,71€.

Rechenweg: 850€ / 119 x 19 = 135,71€

  1. Ermittlung der Umsatzsteuervorauszahlung

Sind Nettoumsatz und Vorsteuer korrekt im ElsterOnline Formular eingetragen, ermittelt ElsterOnline nun automatisch den noch zu zahlenden Umsatzsteuerbetrag.

Beispiel: Mark Mustermann trägt entsprechend seinen Berechnungen 2.100,84€ Nettoumsatz und 135,71€ Vorsteuer in seiner Umsatzsteuervoranmeldung ein. ElsterOnline ermittelt seine Umsatzsteuervorauszahlung mit 263,45€.

Rechenweg: (2.500€ – 2100,84€) – 135,71€ = 263,45€

  1. Versand der Umsatzsteuervoranmeldung

Nach erfolgter Berechnung der Umsatzsteuervorauszahlung muss die Korrektheit aller Angaben noch einmal bestätigt werden. Danach kann die USt.-VA per Mausklick direkt online eingereicht werden.

  1. Bezahlung der Umsatzsteuervorauszahlung

Ist die Umsatzsteuervoranmeldung online abgeschickt, muss nur noch der Zahlbetrag überwiesen werden. Das Finanzamt stellt dafür nicht eigens eine Rechnung aus.

Der Unternehmer ist selbst dafür verantwortlich, den Betrag rechtzeitig zum Abgabetermin der UST.-VA zu überweisen. Verwendungszweck sind Steuernummer, Steuerart und Voranmeldungszeitraum (Monat/Jahr).

Hinweis: Wer sich die manuelle Überweisung sparen will, kann dem Finanzamt auch eine Einzugsermächtigung erteilen.

Wer von seiner Buchhaltungssoftware frustriert ist, sollte sich Lexoffice mal genauer anschauen. Das ist die cloudbasierte Software, mit der das IT Freelancer Magazin selbst seine Buchhaltung und Steuerangelegenheiten komplett erledigt. Sie ist wirklich zuverlässig und ganz einfach zu bedienen: Lexoffice*.

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2 Gedanken zu “Wie führe ich meine Umsatzsteuervoranmeldung richtig durch?

  1. Ich bevorzuge Lexoffice für die Umsatzsteuererklärung. Bei Lexoffice online anmelden, von dort gleich die Rechnungen schreiben, die Ausgaben mit 2 Klicks erfassen und automatisiert Umsatzsteuer überweisen geht viel einfacher 😉 Und die 11 € im Monat, die man dafür zahlt, holt man durch Zeitersparnis / Nervenschonung raus. Das Beste ist: kein Ärger mit dem Elster-Zertifikat und -zugangsdaten. Die Daten werden zwar via Elster übermittelt, man hat aber mit Elster nichts zu tun.“

  2. Hallo Waldemar,

    da hast du Recht – mit einer Buchhaltungssoftware klappt die Umsatzsteuervoranmeldung oft einfacher, da hier schon eine Schnittstelle zu ElsterOnline besteht.

    Auch wir vom Rechnungsprogramm Debitoor bieten die Möglichkeit der direkten Online-Voranmeldung.

    Dennoch ist es natürlich immer gut zu wissen, wie sich die Umsatzsteuerzahllast berechnet – so kann man bereits im Vorfeld manuell kalkulieren und rechtzeitig Geld „beiseite legen“ 😉

    Viele Grüße,

    Andrea

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